Projekte finden heute in Netzwerken statt, oft unter Einbindung von externen Dienstleistern oder auch Lieferanten. Dabei arbeiten einzelne Projektteams auch parallel. In diesem stark kollaborativen Umfeld entstehen eigene Prozessdynamiken, die an Organisation und Koordination neue Anforderungen stellen. Als problematisch erweist sich häufig die Bereitstellung aktueller Informationen für die Projektmitglieder. Durch die ständige Suche nach Dokumenten ziehen sich Projekte in die Länge. Dem Unternehmen entstehen damit Kosten durch unproduktive Arbeitszeit. 

Hier setzt die Lösung Proom von Procad an. Sie gestaltet die Zusammenarbeit effizienter, indem sie den Mitgliedern eines Projektteams jederzeit den Zugriff auf die aktuellsten Dokumente ermöglicht. Bei Proom werden Dateien in zugriffssicheren virtuellen Projekträumen abgelegt und dort gemeinsam bearbeitet. Die Größe der Dateien spielt dabei keine Rolle, ob Spezifikationen, Stücklisten oder CAD-Unterlagen. Das Team steht so in einem kontinuierlichen transparenten Dialog und hat nach dem Konzept des „Single Source of Document“ stets Zugriff auf die aktuellsten Dateien. Die Mitarbeiter erfahren jeden Projektfortschritt unmittelbar und sind voll einbezogen. Das motiviert und fördert ein proaktives Gestalten des Projekts durch größeren persönlichen Einsatz.

Der Projektleiter ist oft der Dreh- und Angelpunkt eines Projekts und fungiert in erster Linie als Infozentrale. Doch solche administrativen Tätigkeiten rauben ihm wertvolle Zeit, die er für seine eigentliche Aufgabe bräuchte: die Steuerung von Prozessen. Das wirkt sich auf die Projektteilnehmer aus, die aufgrund von mangelnden Informationen oder ungenauen Vorgaben in Terminschwierigkeiten geraten. Frust entsteht, die Motivation sinkt. Hier benötigen Projektleiter geeignete Lösungen, die sie entlasten und somit ein agiles Projektmanagement unterstützen. Mit der Proom-Lösung des Karlsruher Software-Unternehmens Procad koordiniert er den Datenaustausch und behält dabei stets den Überblick. Er erstellt das Berechtigungskonzept wer, wann auf welche Dokumente zugreifen kann. Anhand von Aktivitätsprotokollen ist stets nachvollziehbar, zu welcher Zeit und von welchem Mitarbeiter ein Dokument bearbeitet wurde.

Zwei Trends hat eine aktuelle Umfrage des Münchner Softwareherstellers Inloox unter seinen Kunden bestätigt: Projektmanager wollen in Zukunft ihre Projekte auch über einen Tablet-Computer oder ihr Smartphone steuern – Projektmanagement-Software wird zunehmend Teil des mobilen Unternehmensalltags. Außerdem besitzt nach Anwendermeinung das Projektmanagement aus der Cloud Wachstumspotenzial.

Inloox hat reagiert und Inloox Mobile Apps für das Projektmanagement auf dem iPhone und auf Android-Geräten eingeführt: Anwender greifen auch von unterwegs aus auf Daten zu ihren Projekten zu, geben Rückmeldungen zu Arbeitspaketen und erfassen den Zeitaufwand für projektbezogene Tätigkeiten. 

Die Mobillösung ist akzeptiert, dagegen stehen nach dem Umfrage die Anwender von Projektmanagement-Software Cloud-Anwendungen abwartend gegenüber. Für 41 Prozent der Befragten kommen SaaS-Lösungen aktuell noch nicht in Frage. Ein Viertel der Befragten arbeitet jedoch bereits mit Software in der Cloud. 15 Prozent können sich vorstellen, in Zukunft Cloud-Software einzusetzen. 16 Prozent haben über das Thema noch nicht entschieden. Um den Bedarf zu befriedigen bietet Inloox für den hochflexiblen Einsatz über mehrere Standorte und Arbeitsgruppen hinweg die Cloud-Lösung InLoox now! an.

Die Bechtle AG, europaweit einer der führenden Systemhaus-Dienstleister und IT-E-Commerce-Anbieter, hat aktuell mit Inloox eine Partnerschaft zum Vertrieb der Inloox-Projektmanagement-Softwarelösungen geschlossen. Seit Jahren verzeichnet Bechtle eine steigende Nachfrage nach Projektmanagement-Software – bei den mittelständischen Anwendern sei die Akzeptanz für die Software hoch, da sie schnell zu einer spürbaren Unterstützung im Projektalltag wird und die Teammitglieder sich erfahrungsgemäß schnell einarbeiten. 

„Um eine Idee zum Erfolg zu bringen, sind immer zahlreiche Abteilungen involviert“, sagt Annette Großer, Marketingleiterin DACH & Eastern Europe bei Mindjet. „Jede Abteilung steht dabei vor der Aufgabe, Informationen zu sammeln, zu strukturieren und anderen verständlich zu machen. Alle Beteiligten haben ihren Beitrag zu leisten und müssen ihre Aufgaben im Kontext des Gesamtprojekts verstehen und übernehmen. Und, wie in jedem Projekt, sind die größten Herausforderungen die transparente Kommunikation und die Zusammenarbeit im Team.“

Wie Inloox, so hat auch Mindjet eine Software-as-a-Service-Lösung im Portfolio. Die Cloud-basierte Lösung Mindjet ProjectDirector verbindet als Plattform Mindmapping, Dokumentenverwaltung und Aufgabenmanagement so miteinander, dass sie für die Umsetzung von Projekten genutzt werden kann. Das Zusammenspiel von Business-Mapping und Aufgabenmanagement wird durch eine projektbezogene Sichtweise auf die einzelnen Komponenten eines Projektes vereinfacht und benutzerfreundlicher.

Im Unterschied zu anderen Mindjet-Produkten gibt es beim ProjectDirector für die ersten Schritte der Projektarbeit erforderliche Funktionen. So unterstützt die Funktion „Neues Projekt“den Anwender Schritt für Schritt beim Anlegen eines Projekts – alle Aspekte, die für das Erstellen und Umsetzen eines Projekts erforderlich sind, werden von Anfang an festgehalten. Zudem erleichtern die vorhandenen Map-Vorlagen für Brainstormings oder Projektpläne den Start ins Projektmanagement. 

Auch auf dem Desktop legt Mindjet mit einer MindManager-Version für Windows nach. Sie beherrscht intelligente Budget- und Prognosenerstellung durch weitrechend verbesserte Kalkulationsfunktionen, spart Zeit durch Drag-and-Drop-Funktionen zwischen den Anwendungen, erleichtert die Aufgabenerstellung direkt in den Map-Zweigen und bietet einen erweiterten Map-Index zur leichteren Navigation durch die Maps. (rr)

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