Software und Strategien für den erfolgreichen Mittelstand

Agilen Unternehmen reicht Excel-basierte Planung nicht aus

Predictive Planning stellt die Weichen auf Erfolg

Speziallösungen erlauben agilere Planung. Quelle: Prevero

In vielen Unternehmen reicht es nicht mehr aus, einmal im Jahr die Planung zu machen. Damit Firmen agiler auf die Marktanforderungen reagieren können, gehen Controlling-Abteilungen dazu über, einmal im Quartal einen Forecast vorzunehmen. Der sollte dann auch gleich rollierend über 18 Monate gehen. Vor diesem Hintergrund gelangen die traditionellen Planungsansätze im Controlling, die auf Excel basieren, an ihre Grenzen. Hier sind Tools gefragt, die ein agileres handeln erlaube, wie zum Beispiel die Produkte von Prevero.

Excel-Ablösung

Alexander Springer,  Prevero AG
Alexander Springer, CEO der Prevero AG: „Die extrem volatilen Märkte zwingen die meisten Unternehmen dazu, vom gewohnten Planungsrhythmus abzuweichen – einmal im Jahr reicht nicht mehr aus.“

Des Controllers bester Freund ist Excel – Experten schätzen, dass es bei 94 Prozent der Anwender im Planungsprozess zum Einsatz kommt. Doch die Tabellenkalkulation sei für größere Umgebungen im Bereich der Planung nicht mehr geeignet, erklärt Alexander Springer. Der Chief Executive Officer der Prevero AG benennt die Nachteile: „Der Einsatz von Excel auf breiter Front ist zwar historisch gewachsen. Doch wenn sich im Verlauf der Planung strukturell etwas ändert, muss man jede einzelne Excel-Datei anfassen. Dann wird die Konsolidierung der Dateien zum riesigen Problem.“

Volatile Märkte haben Auswirkungen auf die Planung

Diese Problematik spitzt sich seiner Meinung nach weiter zu: „Die extrem volatilen Märkte zwingen die meisten Unternehmen dazu, vom gewohnten Planungsrhythmus abzuweichen. Eine Planung im September für das kommende Jahr reicht oftmals nicht mehr aus. Der Trend geht in Richtung einmal im Quartal einen Forecast machen – wenn möglich rollierend über 18 Monate.“

Predictive Planning

Als Grund für diese Abkehr vom traditionellen Prozess nennt der Prevero-Manager: „Wenn ich heute im September einen Plan mache, ist der meist im Januar schon wieder überholt. Die Ausschläge der Wirtschaft sind mit höheren Spitzen versehen und erfolgen in höherer Frequenz. Daher muss man schneller planen können, um am Markt erfolgreich zu sein.“

Sind diese Vorarbeiten im Planungsablauf sichergestellt, müsse ein Unternehmen zum Beispiel nicht mehr auf Lager produzieren, sondern es könne quasi in Echtzeit den Anforderungen der Kunden nachkommen. „Damit verdienen agile Unternehmen bares Geld – und wer sein Unternehmen kurzfristig umsteuern kann, der wird erfolgreich sein“, bringt es Springer auf den Punkt. „Daher sprechen wir von Konzept ‚Predictive Planning‘“.

Excel hat als führendes Tool ausgespielt

Dieser erhöhte Aufwand im Controlling-Bereich lässt sich nicht mehr bewältigen, wenn als führendes Tool weiterhin Excel zum Einsatz kommt. „Viermal im Jahr auf Excel-Basis planen, mit rollierendem Forecast, wenn mehrere Leute daran beteiligt sind – das funktioniert nicht“, ist sich Springer sicher. „Hier benötigen die Controller bessere Tools.“ Nach seiner Ansicht bleibt für die Controller keine Zeit mehr für nichtproduktive Tätigkeiten – wie etwa Daten sammeln, erfassen, transferieren, plausibilisieren – und für nichtstandardisierte Prozesse Im Planungsumfeld. Das Unternehmen muss das Planungssystem flexibel und im Fachbereich  anpassen können, die betriebswirtschaftliche Ergebnissituation muss laufend und ad hoc einsehbar und absehbar sein.

 

Multidimensionale Modellierung

Die Planungslösungen von Prevero sind für die Anforderungen von sowohl klassischen als auch Power Usern entwickelt. Prevero kombiniert dabei eine integrierte Erfolgs- und Bilanzplanung mit den Möglichkeiten der multidimensionalen Modellierung in einer Lösung. Dabei werden die individuelle Erstellung und Anpassung unternehmensspezifischer Modelle ohne Scripting und Programmierung ermöglicht, sowie die Berichterstellung durch den Anwender.

Dynamische Einbindung von Office-Produkten

Gleichzeitig bietet Prevero einen Satz von betriebswirtschaftlichen Applikationen in verschiedensten Bereichen an, wie beispielsweise strategisches und operatives Controlling, Multi-Projektcontrolling, HR-Controlling, Strategiemanagement,  Risikomanagement und Konsolidierung. Das Tool DirectTouch Office Integration besteht aus drei Add-ins für die Office-Produkte Excel, Word und Powerpoint. Diese Zusätze lassen den Anwender aus jeder der drei Office-Anwendungen heraus direkt auf Daten
in Prevero zugreifen. Beim Excel-Add-in ist es zusätzlich möglich, die Daten nach Prevero zurückzuschreiben.

Damit lassen sich die Vorteile der Office-Produkte vollständig nutzen, ohne dass die Daten redundant vorgehalten werden müssen. Die mit Prevero-Bausteinen aufgebauten Dokumente holen sich die aktuellen Daten live und direkt aus Prevero. Die Aktualisierung von Berichten und Diagrammen erfolgt danach auf Knopfdruck. Office-Anwender müssen nicht auf ihre gewohnten Funktionalitäten verzichten und profitieren gleichzeitig von den bekannten  Vorteilen einer zentralen Datenbasis.

Rainer Huttenloher