Software und Strategien für den erfolgreichen Mittelstand

Collaboration rückt in den Fokus

Projektmanagement im Wandel

Übersichtliche Darstellung der Aufgaben im Projektteam
Übersichtliche Darstellung der Aufgaben im Projektteam; Quelle: Inloox

In vielen Unternehmen sind Projekte wie Inseln. Dementsprechend sieht auch die Softwareunterstützung aus. Jedes Team und jede Abteilung strickt sich ihre Softwarelösung nach den eigenen Bedürfnissen. Diese reichen von fachspezifischen Eigenentwicklungen mit enormem Funktionsumfang bis hin zu hochspezialisierten Planungs-Tools, mit denen nur professionelle Projektmanager zurechtkommen.

Seit einiger Zeit haben es viele CIOs und eigens dafür eingesetzte Project Management Officers (PMOs) zu ihrem Ziel erklärt, diese Projektinseln zusammenzuführen und die Tools, die dort im Einsatz sind, durch eine Lösung zu ersetzen, die von allen Mitarbeitern nutzbar ist – und zwar für die Projektarbeit genauso wie für die Zusammenarbeit in Abteilung und Tagesgeschäft.

Methodik

Inloox-Geschäftsführer Andreas Tremel propagiert „Projektmanagementsoftware für Alle“. Quelle: Inloox

In größeren Unternehmen finden meist unterschiedliche Projektmanagementansätze Verwendung: Während die IT-Abteilung eher mit agilen Methoden arbeitet, wird in der Produktentwicklung häufig die klassische Wasserfallplanung eingesetzt, weil man es mit festen Deadlines und klaren Abhängigkeiten zu tun hat. In anderen Bereichen, wie etwa in Marketingabteilungen, gibt es zwar viele Projekte, aber häufig kein standardisiertes Projektmanagement.

Dadurch entstehen ganz automatisch unterschiedliche Anforderungen an Projektmanagementsoftware und in der Folge abteilungsinterne Insellösungen. Für andere Teams und Abteilungen sind diese Systeme meist nicht nutzbar, was in größeren Unternehmen häufig zu einem heillosen Nebeneinander und Durcheinander verschiedener Tools führt. So werden Abteilungs- und Teamgrenzen schnell zu einem Hindernis für die gemeinsame Arbeit an einem Projekt.

Das Zusammenführen von Daten und Dokumenten aus unterschiedlichen Systemen bedeutet nicht nur viel Aufwand und Zeitverlust, sondern birgt auch immer ein Fehlerrisiko.

Project Management Officer

Projektübersicht in einem Dashboard; Quelle: Inloox

Seit einiger Zeit haben es viele CIOs und eigens dafür eingesetzte Project Management Officers (PMOs) zu ihrem Ziel erklärt, diese Projektinseln zusammenzuführen und die Tools, die dort im Einsatz sind, durch eine Lösung zu ersetzen, die von allen Mitarbeitern nutzbar ist – und zwar für die Projektarbeit genauso wie für die Zusammenarbeit in Abteilung und Tagesgeschäft. Denn die Bedürfnisse sind oft gar nicht so unterschiedlich. Mitarbeiter sind zudem selten „nur“ Projektteammitglied oder Abteilungsmitglied, sondern müssen meist Aufgaben aus beiden Bereichen jonglieren.

Die Frage „Wer macht was bis wann und wie kommen die Kollegen mit ihren Aufgaben voran?“ ist im Tagesgeschäft genauso relevant wie im Projekt. Auch das Bedürfnis nach einem besseren Überblick, das viele Führungskräfte umtreibt, gibt es in Projekt- und Linienorganisationen. In beiden Fällen benötigen die Verantwortlichen einen aktuellen Überblick über die Ressourcensituation, Statusinformationen zu Budgets und zum Arbeitsfortschritt sowie aktuelle Daten zur Einschätzung von Projektportfolios und zur Priorisierung von Projekten. Dabei geht der Trend zu Echtzeit-aktuellen Daten und weg vom trägen Reportversand.

Dadurch rückt der Fokus zunehmend auf den Bereich der Zusammenarbeit, neudeutsch „Collaboration“ genannt, und auf die allgemeine Verbesserung der Produktivität in der Teamarbeit. Die Entlastung, Beschleunigung und Unterstützung für alle Mitarbeiter durch ein einheitliches System stehen dabei im Vordergrund.

Alle Mitarbeiter im Unternehmen sollen „eine Sprache sprechen“. Alle relevanten Aufgaben, Termine, Dokumente, Kennzahlen, Budgets und Kontakte werden dann in einer zentralen Plattform für alle berechtigten Nutzer bereitgestellt. So gelingt es auch, den abteilungsübergreifenden Informationsfluss zu erleichtern, Redundanzen zu vermeiden und die Kommunikation im gesamten Unternehmen zu verbessern. Wichtig ist dabei ein feingliedriges Berechtigungssystem, das regelt, auf welche Informationen das einzelne Teammitglied Zugriff haben soll.

Der Softwarehersteller Inloox beschäftigt sich seit Jahren mit der Herausforderung, eine Software für Teams jeder Größe anzubieten, die die Zusammenarbeit in Projekten genauso erleichtern soll wie im Tagesgeschäft. „Wenn man Vorhaben im Unternehmen als Projekte definiert, gibt man ihnen nicht nur einen konkreten zeitlichen Rahmen, man kann auch Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten, Freigabeprozesse und Budgets eindeutig festlegen“, fasst Inloox-Geschäftsführer Dr. Andreas Tremel die Vorteile zusammen.
Aus dieser Erkenntnis heraus wurde Inloox PM 8 für Outlook entwickelt. Dabei wurden die Bedürfnisse von Projektverantwortlichen in Großunternehmen ebenso berücksichtigt wie die von kleinen oder agil arbeitenden Teams. Die vollständige Integration in Microsoft Outlook sehen viele Kunden dabei als Türöffner bei der abteilungsübergreifenden Einführung.

Projektmanagement für Alle

„Inloox PM 8 folgt unserem Motto ‚Projektmanagementsoftware für Alle‘“, erklärt Dr. Andreas Tremel. „Mit der neuen Version verbindet Inloox nicht nur kleine Projektmanagement-Teams und konzernweite Projektlandschaften − auch der Brückenschlag zwischen verschiedenen Projektmanagement-Methoden gelingt. Organisationen, in denen agile Methoden und die klassische Gantt-Planung nebeneinander existieren, profitieren davon doppelt, da Inloox PM alle Daten auf einer Plattform vereint.“

So bietet Inloox PM 8 erstmals ein Aufgaben-Management in Form einer „Kanban-Tafel“ − einem digitalen Aufgabenbrett −, das sich auf Wunsch per Mausklick an das jeweilige Projekt anpassen lässt. Alle Beteiligten sehen auf einen Blick, welche Tätigkeiten anstehen, welche sich gerade in Bearbeitung befinden und welche bereits abgeschlossen sind. Kleinere Vorhaben und agile Projekte lassen sich damit ohne Projektzeitplanung organisieren. Wird eine Zeitplanung erforderlich, können Arbeitspakete via Drag & Drop in einen Gantt-Plan übernommen werden. Die Zuordnung bleibt dabei erhalten, so dass agile Methoden und klassisches Projektmanagement einzeln und in Kombination genutzt werden können.

Abteilungsleiter und Projektverantwortliche stehen vor der Herausforderung, den Überblick über umfangreiche Projektlandschaften behalten zu müssen. Für ihre Bedürfnisse wurden die neuen Dashboards entwickelt. Diese sind frei konfigurierbar, erlauben Projektverantwortlichen also Echtzeit-Analysen nach beliebigen Kriterien und Kennzahlen, etwa den Vergleich geplanter und tatsächlicher Fortschritte. Dabei lassen sie sich aus verschiedenen Datenquellen − auch externen, wie beispielsweise aus einem Controlling-System − zusammenstellen.

Die Möglichkeit, Projektgruppen zu bilden, trägt den Bedürfnissen von größeren Unternehmen Rechnung. Es lassen sich jetzt Projektpläne abhängiger Projekte verknüpfen, so dass Projektleiter Terminabhängigkeiten auf einen Blick erkennen. Aus mehreren Teilprojekten entsteht so eine konsistente Gesamtplanung. Mit Hilfe von Schnappschüssen können Projektplaner Momentaufnahmen ihrer Zeitplanung zu verschiedenen Zeitpunkten erstellen, diese vergleichen und auf Wunsch einen älteren Planungsstand wiederherstellen. Der neue Freigabe-Workflow sorgt dafür, dass Verantwortliche stets den Überblick über das Projektportfolio behalten, und gewährleistet Teammitgliedern Planungssicherheit für ihre Vorhaben. (rhh)

Inloox bietet eine kostenlose 30-Tage-Testversion seiner Software.