Joachim Wolbersen ist seit über 15 Jahren als Berater tätig, aktuell bei der Five Elements Consulting GmbH. Eines seiner letzten Projekte war die Imageverbesserung der Rechnungswesenabteilung bei einem großen Handelsunternehmen. Für ihn steht zweifelsfrei fest, dass Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen generell mehr tun könnten, um ihr Ansehen zu verbessern. Dabei sei es nicht so sehr die Aufgabe, herauszukehren, wie wichtig die Arbeit ist. Das wüssten die Mitarbeiter anderer Abteilungen durchaus. Vielmehr gehe es darum, die Arbeit transparenter werden zu lassen.

Der Kontakt zu anderen Abteilungen geschehe automatisch, etwa bei Rückfragen zu Rechnungen oder Beanstandungen zu Reisekosten. Hier gelte es, nicht den Kontrolleur heraushängen zu lassen. Vielmehr sollte anderen Abteilungen klar sein, warum es bestimmte Vorgehensweisen und Regeln gibt. Dies beuge auch Ärger vor, der entstehe, wenn beispielsweise der Vertrieb eine Rabattoffensive geplant hat, die von der Buchhaltung verhindert wird. Und zwar deshalb, weil es steuerliche Umsetzungsprobleme gegeben hätte und eine steuerliche Strafzahlung von mehreren Hunderttausend Euro fällig geworden wäre.

Hier spielt Dr. Wolbersen auf die wichtige Aufgabe des Rechnungswesens an, das Unternehmen nicht in finanzielle Schieflage geraten zu lassen. „Die Finanzbuchhaltung ist also gut beraten, ihre vielfältigen Leistungen für das Unternehmen, zum Beispiel auch „Risikovorsorge“ und „Erhalten der Handlungsfähigkeit durch gutes Liquiditätsmanagement“ bekannter zu machen“, nennt der Diplomkaufmann zwei Ansatzpunkte für das Selbstmarketing.

Ein weiterer Ansatzpunkt für das Selbstmarketing ist laut Dr. Wolbersen das eigene Selbstverständnis. Wie bereits bemerkt, wissen andere Abteilungen um die Wichtigkeit des Rechnungswesens, sehen einen Kontakt aber eher als Konfrontation an. Joachim Wolbersen empfiehlt eine Neudefinition der eigenen Rolle, der die Fragen „Wie sehe ich mich?“ und „Wie sollen andere mich wahrnehmen?“ vorangehen sollten.

Dies führt zum klassischen Dienstleistungsgedanken. Dann, so Joachim Wolbersen, kumuliere alles in der Frage „Wie können wir als interne Service-Abteilung dem Gesamtunternehmen helfen, erfolgreich zu arbeiten.“ Ein Ergebnis dessen könnte dann sein, dass beispiels-weise Daten wie Kennzahlen zielgruppenorientiert aufbereitet werden. „Die Arbeit ist nicht getan, wenn die Zahlen vorliegen, sondern wenn alle verstanden haben, was diese Zahlen wirklich bedeuten“, erklärt Dr. Wolbersen, wie etwa Controller mithelfen können, Fehlinterpretationen von Kennzahlen durch andere Abteilungen zu vermeiden. Unternehmen, die bereits über ausgefeilte Controlling-Tools verfügen, die den Mitarbeiter von Routineaufgaben entlasten, sind im Vorteil. „Mit Einführung der entsprechenden Werkzeuge werden auch Kapazitäten frei, die für Beratung und aktives Zugehen auf die ‚internen Kunden’ verwendet werden können“, beschreibt Dr. Wolbersen die Rollenerweiterung des Rechnungswesens.

Abschottung und eine rationale Betrachtung der Dinge haben im Rechnungswesen sicher ihre Vorteile. Irgendjemand muss schließlich einen kühlen Kopf im Unternehmen bewahren. Das führt allerdings dazu, dass etwa die Finanzbuchhaltung (FiBu) als „Verhinderer“, etwa von Innovationen, wahrgenommen wird. Joachim Wolbersen empfiehlt den FiBu-Abteilungen, sich als Partner für die Gestaltung und Planung der unternehmerischen Zukunft zu präsentieren und nicht nur als Kontrolleur der Vergangenheit.

Diese Imageverbesserung ist nach seiner Auffassung mit vielen Mitteln möglich. Allen voran die Transparenz der Aufgaben, Prozesse und Entwicklungen, hinterfragt durch: „Was tun wir eigentlich?“ „Wie ticken wir und warum?“ „Worauf müssen wir uns heute vorbereiten, damit es morgen läuft?“ Dabei gehe es weniger darum, besonders beliebt zu sein, sondern ein Image zu generieren, welches darauf aufbaut, dass die Ansprechpartner im Unternehmen sehen: „Wenn wir etwas sagen, ist es wichtig, also bitte herhören.“

Ein Beispiel aus der gegenwärtigen Praxis ist die noch junge In-Memory-Technologie SAP Hana. Der Vertrieb benötigt immer aufwändigere Reports immer schneller und sieht in SAP Hana die Chance dafür. Das Rechnungswesen jedoch kann mit diesem technologischen Thema oft recht wenig anfangen, soll aber die entsprechenden Budgets freigeben. Da der Vertrieb die eigene Rechnungswesenabteilung eher als „Verhinderer“ wahrnimmt, erstellt er das In-Memory-Konzept inklusive der benötigten Mittel dafür zusammen mit der IT. Das Rechnungswesen bleibt außen vor. Wird das Rechnungswesen als „Ermöglicher“ eingeschätzt, geht die Sales-Mannschaft sicherlich zunächst auf die ReWe-Kollegen zu, um das In-Memory-Konzept auf eine sichere finanzielle Basis zu stellen, so dass es gleich auf Anhieb die Chance hat, auch genehmigt zu werden.

„Das ist nicht nur bei SAP Hana der Fall, sondern bei allen größeren IT-Projekten“, weiß auch Holger Behrens, Vorstand der cormeta ag, aus vielen Kundenprojekten. „Wer meint, etwa ein Cloud-Projekt an der Rechnungswesenabteilung vorbei durchzubekommen, der wird wenig Freude damit haben. Deshalb ist es ratsam, diese gleich von Anfang an mit einzubinden.“

Bis es dazu kommt, müssen innerhalb und außerhalb der Abteilung Maßnahmen getroffen werden. Den Mitarbeitern des Rechnungswesens rät Joachim Wolbersen, sich gemeinsam klar zu werden, wofür sie heute stehen und morgen stehen wollen – also einen Soll-Ist-Vergleich des Images anzustellen. Das Selbstverständnis müsse jedem Mitarbeiter so bewusst sein, dass er es stets nach außen trägt.

Dies habe gleichzeitig einen positiven Einfluss auf die Leistungs- und Arbeitsmotivation der Mitarbeiter, da Image integrierend wirke. Dann sollten die Zielgruppen im Unternehmen und deren Anforderungen definiert beziehungsweise analysiert werden. Nach dieser internen Eruierung der Ausganglage komme die Kommunikation mit den anderen Abteilungen. Joachim Wolbersen appelliert an die ReWe-Mitarbeiter: „Suchen Sie das Gespräch mit Ihren ‚Kunden’. Und prüfen Sie genau, wo Sie diese noch besser unterstützen können. Informieren Sie über Ihre Fortschritte und halten Sie den Kontakt.

Regelmäßige Informationen können zur Entwicklung einer engeren Beziehung hilfreich sein. Am wichtigsten aber: Werden Sie präsent im Unternehmen. Sorgen Sie dafür, dass Sie wahrgenommen werden.“ Dazu gehört seinen Ausführungen zufolge auch, dass es neben dem Leistungs-, Service- und Organisationsmarketing auch ein Personenmarketing gibt. Es muss sich auf den Kaufmännischen Geschäftsführer oder Finanzvorstand als Re-präsentanten des Bereichs Rechnungswesen konzentrieren und ein positives Image aufbauen sowie dessen Bekanntheitsgrad erhöhen.