Software und Strategien für den erfolgreichen Mittelstand

Interview mit Martin Gunnarsson, IFS, zu „Mobile ERP“

Einsatz von Smartphones und Tablets im Business-Bereich bringt Vorteile

Apps wie der IFS TripTracker bringen Teilfunktionalität aus dem ERP zum mobilen Anwender. Quelle: IFS

Der Zugriff auf eine ERP-Anwendung im Backend von einem Tablet oder Smartphone aus, kann aus technischer Sicht über zwei Ansätze erfolgen: Zum einen über eine native App und zum anderen browserbasiert. Im Gespräch mit Solutions for Business erklärt Martin Gunnarsson vom ERP-Hersteller IFS, welche Vorteile die einzelnen Ansätze bieten.

Benutzertypen

Martin Gunnarsson, Director of Research & Strategy bei IFS: „Heutzutage kann es sich keine Organisation mehr leisten, lediglich aufgrund des ‚Coolness-Faktors‘ Technologie zum Einsatz zu bringen. Der Einsatz von Mobilgeräten macht da keine Ausnahme.“

Smartphones und Tablet-PCs halten Einzug in Unternehmen – und da erscheint es geradezu natürlich, dass die Anwender mit diesen mobilen Endgeräten den Zugriff auf das ERP-System bekommen möchten. Allerdings sollte ein Unternehmen genau definieren, welche Benutzer einen derartigen Zugriff eingeräumt bekommen – nicht jedes „Nice to Have“ muss im Unternehmen umgesetzt werden.

Für Martin Gunnarsson, bei IFS als Director für die Bereiche Research & Strategy zuständig, gibt es drei verschiedene Benutzertypen, die einen echten Nutzen aus „ERP to Go“ ziehen können: „Da sind in erster Linie die gelegentlichen Benutzer zu nennen – sie nutzen Smartphones oder Tablets – mit eigenen Business-Apps – zusätzlich zu ihren Notebooks oder Desktops.“ Der mobile ERP-Zugriff versetze sie in die Lage, kurze Aufgaben schnell zu erledigen und so den Tag besser nutzen zu können – etwa in den Pausen zwischen Meetings. Dazu gehören vor allem Mitglieder der Unternehmensführung, aber auch Projektmanager oder Consultants.

„Die beiden anderen Typen von Mitarbeitern sind zum einen die professionellen Benutzer – eine wichtige Gruppe. Für sie ist der Mobilzugriff geschäftskritisch, denn der Prozess, den sie abwickeln müssen, ist an sich schon mobil ausgelegt – etwa bei den Servicemitarbeitern vor Ort. Doch diese Anwender haben schon seit Längerem den Zugriff über mobile Geräte – meist Notebooks und PDAs mit einer entsprechenden drahtlosen Anbindung an das Unternehmensnetzwerk. Geändert hat sich nur die Technologie der Endgeräte. Diese Benutzer sind es von ihrem privaten Umfeld her gewohnt, mit modernen Smartphones oder Tablets zu arbeiten, führt Gunnarsson aus.

Benutzer sind Smartphones und Tablets gewohnt

„Bei der dritten Gruppierung handelt es sich um die ‚Transaktionalen Benutzer‘ – sie benötigen den mobilen Zugriff auf sämtliche Unternehmensapplikationen. Sie haben die mobilen Endgeräte lediglich als Zusatz, brauchen allerdings die komplette ERP-Funktionalität.“

Der Einsatz von Smartphones und Tablets im Business-Bereich bringt konkret messbare Vorteile mit sich. „Heutzutage kann es sich keine Organisation mehr leisten, lediglich aufgrund des ‚Coolness-Faktors‘ Technologie zum Einsatz zu bringen. Der Einsatz von Mobilgeräten macht da keine Ausnahme“, gibt Gunnarsson zu Protokoll. Vor allem bei Vertriebsmitarbeitern im Außendienst lassen sich Effizienzvorteile leicht errechnen.

Zugriffstypen

Der Zugriff auf die ERP-Anwendung im Backend von einem Tablet oder Smartphone aus, kann aus technischer Sicht über zwei Ansätze erfolgen: Zum einen als native App und zum anderen Browser-basiert. Für Gunnarsson bietet die native App hier große Vorteile: „Eine höhere Benutzerfreundlichkeit bringt die App, denn die Anwender sind die Steuerung über Wischtechniken gewohnt. Des Weiteren ist die App schneller als ein Zugriff über den Browser. Außerdem kann sie die Kamera oder GPS-Informationen der Systeme nutzen und ermöglicht damit völlig neuartige Anwendungen.“

ERP-Software muss vorbereitet sein

Allerdings wird eine weitere Abstraktionsschicht für die ERP-Software nötig, und das kann zu Problemen führen, wenn die ERP-Anwendung nicht schon von vornherein so modular strukturiert ist. „Sind derartige Vorkehrungen vom ERP-Hersteller getroffen, muss man keinen großartigen Aufwand in die Integration mehr stecken. Allerdings ist noch das Thema Sicherheit zu adressieren und“, so Gunnarsson, „die verschiedenen Mobilplattformen – wie iOS, Android oder Windows Mobile/Windows 8 sind zu unterstützen.“ Ein Redesign des ERP-Backends sei bei modernen Systemen wie IFS Applications nicht nötig.

Offline-Frage

Eine weitere Herausforderung technischer Natur stellt noch das Thema ‚Offline-Verfügbarkeit‘ dar – hier sind Synchronisationsmöglichkeiten gefragt. Für Gunnarsson kommt aber auch noch eine spezielle Auswirkung mit ins Spiel: „Aufgrund der besseren ‚User Experience‘ auf einem iPad oder Android-Tablet wollen die Anwender noch mehr Funktionalitäten ihres ERP-Systems nutzen.“

MDM deckt Sicherheitsfragen weitgehend ab

Das Thema Sicherheit der mobilen Geräte wird zum einen von MDM-Tools (Mobile Device Management) abgedeckt. Sie kümmern sich um das komplette Löschen der Informationen auf dem Gerät, falls es verloren gehen sollte. Zudem sollten alle Daten auf dem Gerät verschlüsselt werden und Kennworte nur in Form von Hashwerten gespeichert sein.

Daten, die über das Internet an die Geräte gesendet werden und die von den Geräten an das ERP-System transferiert werden, können ebenfalls verschlüsselt werden – das reicht für viele Sicherheitsanforderungen aus. „Darüber hinaus  sind noch weitere Stufen denkbar“, so Gunnarsson. „So könnte man zum Beispiel die Online-Verbindung bei bestimmten Umgebungsparameter verbieten – oder aber Daten aus dem ERP-System werden nicht an das Endgerät zugestellt, wenn sich der Anwender mit dem Gerät zum Beispiel im Ausland befindet.“

Rainer Huttenloher