Bisher arbeitete der Mainzer Erstligist mit einem Opensource-ERP-System, das nur die Auftragsverwaltung abdeckte. Deshalb mussten viele Arbeitsprozesse manuell und somit zeitaufwendig sowie fehleranfällig bearbeitet werden. Bei jetzt 14.000 Mitgliedern und circa 600 Fanartikeln stieg zudem die Anzahl an Transaktionen beim Mitgliederservice, Merchandising und der Finanzbuchhaltung. In einer Halbzeitpause erfolgen bis zu 1.500 Verkäufe an bis zu 14 bargeldlosen Kassen, der Onlineshop wickelt bis zu 1.700 Bestellungen im Monat ab.

Durchgesetzt hat sich als Anbieter die Microtech GmbH gegen ein großes amerikanisches Softwarehaus. Für die Projektsteuerung der erfolgreichen ERP-Einführung wurde ein Team installiert, das aus Experten des IT-Dienstleisters Urano Informationssysteme GmbH, von Microtech und der Fachbereiche von Mainz 05 bestand. Dieser Personenkreis stimmte sich wöchentlich zum Projektstatus ab.

Die Herausforderungen im Projekt bestanden in der Abbildung und Umsetzung der Vielschichtigkeit der Prozesse in der ERP-Software, erklärt Christopher Blümlein, Geschäftsführer Finanzen/ Controlling des 1. FSV Mainz 05 e.V. „Zeitgleich haben wir die zukünftige Inhouse-Buchhaltung implementiert. Beide Projekte waren wichtige Schritte in Richtung eines effizienteren kaufmännischen Vereinsmanagements.“

Für die Einbindung der Bereiche und Abbildung der Prozesse wurde ERP-complete mit den Modulen Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung installiert. Insgesamt können nun 45 Anwender zeitgleich auf das System zugreifen, bei Bedarf auch Remote. Im Mitgliederservice wurde ein hohes Level an Automatisierung erreicht: Mitarbeiter werden nun etwa in der ERP-Software auf Geburtstage der Mitglieder hingewiesen und alle Mitglieder erhalten automatisiert ihre monatliche oder quartalsweise Beitragsrechnung. Im Merchandising sind Arbeitsabläufe effizient gestaltet und tragen so zu einer besseren Planungssicherheit für Bestände und darauf aufbauenden Marketing-Maßnahmen bei. Im Januar 2014 soll dann auch der Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnungen in dem ERP-System arbeiten. (rr)

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