Das Erstellen, Verwalten und Versenden von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheinen und Mahnungen sind Bestandteil des ab sofort verfügbaren Funktions-Updates. Der Fokus der Entwicklung lag in der optimalen Integration in den CRM- und Projektprozess, so dass der Arbeitsaufwand für die Erstellung und Versendung von Belegen minimiert und eine größtmögliche Transparenz über die Projektlage und die Kundenakte gewährleistet wird.
Das Belegwesen umfasst den automatischen Versand via E-Mail und sogar den klassischen Postweg, der direkt in HQ Simplified Business ausgelöst werden kann. Hierfür werden die Belege digital an die Deutsche Post übermittelt, die dann Druck und Versand übernimmt. Dadurch ermöglicht HQ Simplified Business Rechnungen schneller an Auftraggeber zu übermitteln und ausstehende Forderung früher zu erhalten.

Trotz der standardisierten Plattform, ist HQ Simplified Business eine individuelle SaaS-Lösung (Software as a Service). Durch Konfiguration lässt sich das System auf die jeweiligen Anforderungen zurechtschneiden. Im Belegwesen wird das über einen gelungenen Vorlageneditor zur Erstellung individueller Belegvorlagen für die unterschiedlichen Belegarten (Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein, Mahnung, Erinnerung, Gutschrift und Storno) realisiert. Ist eine Vorlage initial angelegt, wird sie für alle im System erstellten Belege des Typs verwendet. So kann jedes System seine ganz persönliche Briefvorlage übernehmen oder neu gestalten, inklusive der Verwendung von unternehmenseigenem Briefpapier.

Die Integration des gesamten Belegwesens erfährt man bereits bei der Erstellung eines neuen Angebots im Leads-Modul, in dem die gesamte Verwaltung der Verkaufschancen erfolgt. Angebotssummen werden direkt für Umsatz-Forecasts verwendet, angenommen Angebote führen zum Abschluss des Leads und es erfolgt eine automatische Generierung der Auftragsbestätigung. Wurde daraufhin ein Projekt erzeugt, können beim Rechnungsstellen direkt alle offenen Projektabrechnungen und gearbeiteten Zeiten sowie auch die Angebotspositionen abgerechnet werden. (rhh)

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