Die Firma Karl F. Buchheister versteht sich als verlässlicher Partner der Einrichter, der Raumausstatter und der Heimtextil-Fachmärkte welche über die Premium-Marke ART deco mit hochwertigen, individuell gefertigten Vorhanggarnituren und Flächenvorhangsystemen beliefert werden. Gleichzeitig werden fast alle relevanten Baumarktketten und Möbelhäuser Deutschlands bedarfsgerecht mit dem Fertigprogramm mydeco bedient.

Diese zweigleisige Vertriebsstrategie, die das Buchheister-Sortiment intensiv am gesamten Markt platziert, wird komplett im Sauerland, am Standort in Sundern, abgefertigt. Hier verlassen täglich hunderte Sendungen – als Palette, meterlanges Paket oder Kleinteilbestellung – das 12.000 qm und über 6.000 Artikel umfassende Lager. Das gelingt bei Buchheister fehlerlos und zeiteffizient: durch den Einsatz der mesonic WinLine sowie einigen raffinierten Ergänzungen.

Früher lagen bei Buchheister die ausgedruckten Packlisten in Ablagekörben und wurden vom 20-köpfigen Kommissionierungsteam händisch abgearbeitet. Entsprechend zeitintensiv und fehlerbehaftet war diese Zettelwirtschaft: hoher organisatorischer Begleitaufwand, große Wegzeiten, Bestandsdifferenzen und Fehllieferungen galt es zu optimieren.

Das Potenzial der WinLine, die bei Buchheister seit Anfang der 2000er-Jahre verwendet wird, war zu diesem Zeitpunkt längst noch nicht ausgeschöpft. Durch die Anbindung der Module FIBU für die Finanzbuchhaltung und LOHN für die Personalabrechnung war schnell klar, dass die WinLine hier die Effizienz in Lager und Kommissionierung weiter vorantreiben kann. Die Zielvorgaben der Geschäftsprozess-Optimierung waren klar:

• Fehlerreduzierung bei Lieferungen,
• Reduzierung der Reklamationsrate,
• Verkürzte Durchlaufzeiten,
• Versandkosten-Optimierung,
• Zuverlässige Überwachung der Lagerbestände sowie
• Optimierung der Laufwege und Lagerstruktur.

Doch wie soll man ein tausende Quadratmeter großes und über die Jahre gewachsenes Lager für moderne Handscanner, Barcodes und Wegeoptimierung weiter entwickeln – und das parallel zum Echtzeitbetrieb? Zunächst mussten dafür alle physischen Lagerorte digital angelegt und mit einem eigenen Barcode versehen werden. Alle Artikel wurden dann mit den zugehörigen Lagerort-Ausprägungen versehen. Anschließend konnte die Erst-Inventur durchgeführt werden: Dabei wurden mit den neuen Handscannern zunächst die Lagerorte ebenso wie die entsprechenden Artikel eingescannt, um dann die Einbuchung in der WinLine vorzunehmen. Dies konnte problemlos während des Echtzeitbetriebs stattfinden, sodass die Umstellung fließend realisiert werden konnte.

Transfer zur Kommissionierung: Mit einem zusätzlichen durch das IT-Systemhaus JOBRI entwickelten Transferprogramm werden die angelegten Aufträge aus der WinLine geholt, in das Kommissionierungsprogramm geschoben und die einzelnen Aufträge auf die Scanner verteilt. Diese Zuweisung der mehreren hundert Aufträge am Tag kann dabei manuell erfolgen: besondere Aufträge, z.B. abhängig von der Prioriät oder der Lieferquote, können vorne oder hinten angestellt werden.

Diese intelligente Kombination aus automatisierter und manueller Tätigkeit bietet für Buchheister einen wichtigen Mehrwert: Sonderfälle, wie das manuelle Umpacken mit passenden Ersatzartikeln o.ä. können trotz des hohen Automatisierungsstandards ebenfalls noch ermöglicht werden.

Professionelles Picken: Nachdem die Aufträge auf den WLAN-fähigen Handscannern eingegangen sind - dies ist über die Scanner-Basisstationen, die sogenannten PDA-Cradles, als auch über WLAN möglich -, geht es an das wegeoptimierte Picken, Packen und Versandfertigmachen der Artikel.

Einkaufsleiter Markus Schröder lobt: „Durch das Pick-by-Scan Verfahren kann falsche Kommissionierung heute eigentlich nicht mehr passieren und die hohe Zeitersparnis ist ganz offensichtlich. So soll es sein.“

Mit dem Abschließen der Kommissionierung kommt das eigens für Buchheister entwickelte Transferprogramm zum Einsatz: automatisch werden der Lieferschein aus der WinLine und die Paketaufkleber, bzw. Versandpapiere aus der vLog Versandsoftware erstellt. Die binnen weniger Sekunden automatisiert erstellten Lieferschein- und Versanddokumente brauchen vom Mitarbeiter nur dem Drucker entnommen und der Sendung zugeordnet werden.

Ab geht die Post: Kunden und Fachhandelspartner können sich auf eine schnelle und fehlerfreie Lieferung von Buchheister verlassen. „Dadurch, dass die manuelle Erfassung wegfällt, sparen wir eine Menge Zeit ein. Nur noch 30 Sekunden Zeitaufwand bei der Erstellung der finalen Dokumente ist bei der Kommissionierung schon ein toller Sprung nach vorne“, ist Heike Tillmann, Leiterin der IT und Organisation bei Buchheister, von der neuen Lösung überzeugt.

Performance-Optimierungen der Datenbank: Bei über 1,5 Millionen Auftragspositionen im Jahr stößt herkömmliche Datenbanktechnik schnell an ihre Grenzen. Da das betreuende IT-Systemhaus JOBRI neben der Software- und Supportabteilung auch über eine hauseigene Technik und Softwareentwicklung verfügt, konnte hier eine bedarfsgerechte Infrastruktur zur Verfügung gestellt werden, die der Datenmenge Herr wird. Auch notwendige Anpassungen und Fehlerbehebungen wurden durch das JOBRI Experten-Team erfolgreich gelöst.

Optimierung der Barcode-Scanner-Infrastruktur: In welchen Intervallen und wie werden die eingegebenen Daten der zahlreichen Handscanner eingelesen und zurück in die WinLine gespielt? Diese Frage beschäftigte die JOBRI-Softwareentwicklung: Hier eine sinnvolle und vor allem Performance-orientierte Lösung mit möglichst geringen Warte- und Ladezeiten aufzusetzen, war eine knifflige Herausforderung, die aber mit einer cleveren Idee gelöst werden konnte – mehrere parallel laufende Dienste, die die Intervalle beschleunigen.

So konnte ein stabil laufendes und zuverlässiges System im Background geschaffen werden. Im Fall der Fälle, einem Ausfall, ist ein Eingreifen durch die IT-Betreuung nicht notwendig: Die Möglichkeit, den Dienst neu zu starten, wurde im Sinne einer optimalen Reaktionszeit dem Kunden auf bequeme Weise eingeräumt.
Nach dem erfolgreichen Kommissionierungsprojekt ist die Weiterentwicklung der mesonic WinLine bei Buchheister noch nicht am Ende. Schließlich befindet sich das Unternehmen weiterhin auf Wachstumskurs. Um das Potenzial der Hausmarken weiter zu stärken, wurden seitens Buchheister schon einige Wünsche und Ideen formuliert:

• Kommissionierung via Sprachsteuerung „Pick-per-Voice“
• Erhöhung der Daten- und Ausfallsicherheit durch Virtualisierung
• Ergänzungen in den Möglichkeiten des externen Zugriffs auf die WinLine.

„Das Projekt bei Buchheister zeigt, wie wichtig für unsere Kunden die Kombination aus Softwarebetreuung und Entwicklung ist. Wir konnten hier aus einer Hand Mehrwerte bieten, die sich bei Buchheister direkt positiv auf das Tagesgeschäft auswirken.“, stellt Peter Jong, Geschäftsführer des IT-Systemhaus JOBRI, fest. „Die WLAN-Scanner können online und offline arbeiten, Zuweisungen können zusätzlich manuell vorgenommen werden und die Performance ist super!“ resümiert Beate Nieder, Leiterin der Softwareentwicklung, die JOBRI Eigenentwicklung.

Auch Inhaber Karl F. Buchheister freut sich über die gute und fruchtbare Zusammenarbeit: „Um unser Wachstum weiter zu forcieren und den Wandel zum Versandhandelsunternehmen zu stemmen, müssen alle Prozesse wie ein Uhrwerk laufen. Der bedarfsgerechten Anpassung und professionellen Betreuung unserer WinLine kommt hier eine außerordentliche Bedeutung zu. Mit JOBRI haben wir für unsere Vorhaben seit vielen Jahren einen zuverlässigen und kompetenten Partner an unserer Seite.“