Zur Unterstützung des stetigen Wachstums der alpha Tonträger Vertriebs GmbH sollte eine modernere und leistungsstärkere Software eingesetzt werden, denn die auf IBM iSeries eigenentwickelte Buchhaltungssoftware war an ihre Grenzen gelangt. Grundsätzliche Anforderungen an die neue Software waren nicht nur ein größeres Leistungsvolumen, die Erfüllung der allgemeinen Anforderungen des Steuer- und Handelsrechts sowie eine bedienerfreundliche Oberfläche, sondern auch, dass die Software iSeries-kompatibel sein musste.
Mit dem auf Handelsunternehmen spezialisierten Softwarehersteller K+H Software KG war der richtige Partner nach einer ausgiebigen Internet-Recherche schnell gefunden. Die K+H Software KG bringt mit der auf iSeries (ehemals AS/400) basierenden plattformunabhängigen Java-Software fimox viel Erfahrung in diesem Bereich mit. Denn fimox ist mittlerweile die zweite Generation der K+H Software auf diesem System. Um einen fortlaufenden Betrieb der Systeme zu gewährleisten, aber auch zügig auf die neue Software umstellen zu können und die umfangreichen Schnittstellen zur Warenwirtschaft möglichst einwandfrei anzupassen, entschloss man sich bei alpha, die Umsetzung der Mandanten in mehrere Projektphasen aufzuteilen.

Im ersten Schritt wurde ein Verwaltungsmandant auf die neue Finanzbuchhaltung umgestellt. Im zweiten Schritt wurde dann ein kleinerer operativer Mandant nachgezogen. Anschließend folgte die erfolgreiche Umstellung des großen operativen Mandanten inklusive der Schnittstellenprogrammierung zum iSeries-Warenwirtschaftssystem.

Funktionalitäten wie ein optimiertes Berichtwesen wurden ebenso in der Software eingerichtet wie das automatische Bankenclearing, das den Arbeitsaufwand bei rund 30.000 Eingangsbelegen und über 550.000 Ausgangsbelegen deutlich reduzierte und zu einem verbesserten Umgang mit den Massendaten führte. Auch die maschinelle Auszifferung, bei der alle im Stapel enthalten offenen Posten automatisch gegen den gebuchten Bestand abgeglichen und bei Übereinstimmung im Hintergrund ausgeziffert werden, war für alpha von enormer Wichtigkeit.

Aber nicht nur die umfangreichen Funktionen der Software, sondern auch der Investitionsschutz auf IBM iSeries führten zu einem deutlichen Mehrwert. Denn die bisherige Datenbank konnte mit allen Schnittstellen und Stammdaten auf fimox übernommen werden, so dass alle Daten weiterhin zentral gesichert werden konnten. Dadurch war es auch möglich, das Archiv zu integrieren und die Mitarbeiter so bei ihren täglichen Routinearbeiten zu unterstützen.

Ein weiterer Vorteil ergab sich zudem aus dem offenen Schnittstellenkonzept von fimox, das es ermöglichte, die IT-Abteilung von alpha von Anfang an führend in die Projektbereiche der Schnittstellen- und Datenübernahme einzubinden. Erforderliche Geschäftsvorfälle können durch die durchgehende Datenbanktechnologie individuell angepasst und abgebildet werden, da die ITler bei alpha diese Schnittstellen beherrschen und somit eine durchgängige Prozessintegration leisten können.

Dadurch können auch Abfragen sehr komfortabel mit Hilfe des IBM Query Managers gestartet werden. Die neue Software führt nicht zuletzt auch durch die moderne Bedieneroberfläche zu einer sehr hohen Mitarbeiterzufriedenheit. Auch die räumliche Nähe zur K+H Software KG in Germering lässt einen zügigen Informationsaustausch und das Umsetzen von weiteren Programmierungswünschen schnell zu. Fragt man den Rechnungswesenleiter Andreas Biewald, warum sich die alpha Tonträger Vertriebs GmbH für fimox Rechnungswesen entschieden hat, so antwortet er schmunzelnd: „Das Preis-Leistungsverhältnis hat einfach gepasst“.