Im Laufe der Jahre hat sich die Inkassobranche gewandelt. Moralisch fragwürdige oder gar illegale Praktiken zur Eintreibung von Schulden haben im Dienstleistungsportfolio der seriösen Mehrzahl der Inkassounternehmen nichts verloren. Schon die Richtlinien, die die Mitglieder des Bundesverbands Deutscher Inkasso-Unternehmen e. V. (BDIU) streng befolgen, bürgen für Seriosität. Es ist die Aufgabe des BDIU, darauf zu achten, dass seine 560 Mitglieder die ihnen „anvertrauten Mandate in sachlich angemessener Weise unter Bewahrung der Rechte der Schuldner“ (Satzung BDIU: Absatz IV, §15, 2) behandeln.

Zudem unterliegen die insgesamt rund 700 deutschen Inkasso-Unternehmen auch der Kontrolle durch die Datenschutzbehörde, die den rechtskonformen Umgang mit personenbezogenen Daten überwacht. Bei Verstößen gegen die gesetzlichen Bestimmungen kann die Registrierungsbehörde eine Inkassolizenz auch wieder entziehen. Auch können Inkassounternehmen nicht einfach so gegründet werden – es bedarf immer der Zulassung durch den Präsidenten des jeweiligen Oberlandesgerichts. Die Hürden liegen also bewusst hoch und sorgen für verlässliche Standards und Seriosität.

Tatsächlich ist die Arbeit, die Inkassounternehmen verrichten, für die Wettbewerbsfähigkeit etlicher mittelständischer und Großunternehmen unerlässlich – ebenso wie für das Funktionieren der Volkswirtschaft insgesamt. Die seriösen Inkassodienstleister nehmen heute oft auch eine Mittlerrolle zwischen dem Gläubiger und seinem Schuldner ein. Die Philosophie eines solchen modernen Mediativ-Inkassos ist es, beides zu erreichen: Der Schuldner soll natürlich am Ende die offenen Forderungen begleichen, aber es geht immer auch darum, das Geschäftsverhältnis zu bewahren und Kunden trotzdem als solche zu erhalten. Moderne Inkassodienstleister sind als kommunikativ geschulte Vermittlungsinstanzen speziell für mediative Aufgaben prädestiniert.

Nicht nur in ihrem Selbstverständnis hat sich die Branche gewandelt, auch in Sachen Effizienz und Technologieaffinität erfüllen Inkassounternehmen heute ganz andere Ansprüche als früher. Als zwei Stichpunkte seien hier nur das automatisierte Forderungsmanagement und die ständige, softwaregestützte Verfolgbarkeit des Bearbeitungsfortschritts von Inkassofällen genannt. Ein Beispiel für gestiegene Prozesseffizienz liefert etwa eine Schnittstelle für automatisiertes Forderungsmanagement direkt aus SAP heraus. Der SAP-Spezialist T.CON GmbH & Co. KG  hat die entsprechende Schnittstelle namens „Interface INKASSO“ programmiert. Sie erlaubt es, offene Posten aus dem SAP-ERP-System automatisiert an den Inkassodienstleister PNO Inkasso AG aus Deggendorf zu übergeben.

Dank der Inkassoschnittstelle in das SAP-System sparen sich Unternehmen ein aufwändiges internes Mahnwesen, das zeit- und personalintensiv sein kann, und erhöhen gleichzeitig ihre Mahnerfolge. SAP-Anwender haben mit der Schnittstelle zwei Möglichkeiten, ihre offenen Forderungen an den Inkassodienstleister zu übergeben: manuell oder automatisch. Bei der manuellen Übergabe entscheiden Anwender jedes Mal selbst, welche unbezahlten Rechnungen zu welchem Zeitpunkt übergeben werden.

Noch einfacher ist das automatisierte Verfahren: offene Forderungen aus dem SAP-System gehen dabei automatisch ins Inkasso, sobald die zuvor definierten Parameter für Verzug und Forderungseingang erfüllt sind. Unternehmen können die Übernahme des Forderungsmanagements als eigene Mahnstufe definieren, die dann vollautomatisch übergeben wird. So lässt sich zum Beispiel festlegen, dass die Forderungsübergabe in der ersten und zweiten Mahnstufe noch manuell, in der dritten aber automatisiert erfolgen soll.

Alternativ ist die Weitergabe des Mahnprozesses direkt aus SAP heraus auch zu einem frei definierbaren Zeitpunkt möglich. Hierzu bekommen SAP-Anwender eine Liste aller Außenstände eines Kunden angezeigt und haben die Wahl, ob sie einzelne Forderungen oder gleich alle offenen Rechnungen per Mausklick an die PNO inkasso AG übergeben möchten. Im Gegenzug werden Informationen über den Realisierungsfortschritt der Fälle direkt an den Gläubiger kommuniziert. Er kann dann den offenen Posten nach Zahlungseingang in seinem System ausziffern.

Interface INKASSO, die SAP-ERP-Schnittstelle, hängt direkt am Standardmahnablauf. Erreicht ein offener Posten die vom Gläubiger festgelegte Mahnstufe, wird der Beleg an das Inkassounternehmen übergeben und in der Rechnungsposition eine Mahnsperre gesetzt. Technisch erfolgt der Aufruf der Schnittstelle über ein Business Transaction Event (BTE – die Standardschnittstelle des SAP-ERP im Bereich FI). Die Übertragung der Daten an den Web Service von PNO Inkasso findet mit dem sicheren HTTPS (HyperText Transfer Protocol Secure) statt.

Jede Aktion wird im Business Application Log (BAL) protokolliert. Der große Vorteil der Schnittstelle: durch sie kann die Übergabe von offenen Posten an das Forderungsmanagement komplett automatisiert werden. SAP-Anwender richten sich die gewünschten Parameter für die Übergabe einfach per Customizing ein. Auch die Installation der Schnittstelle können SAP-Anwender über einen Transportauftrag leicht selbst durchführen.