Für den Eingangsrechnungsworkflow (ER-Workflow) für Oxaion setzt Command auf die selbstentwickelte Schnittstelle cmdInvoice. „Durch die jahrelange Erfahrung mit Oxaion, sind wir die erste Anlaufstelle für Workflowanbindungen zu diesem ERP-System“, betont Herbert Höninger, Geschäftsbereichsleiter Command Dokumentenmanagement.

Ob es sich um Rechnungen oder Gutschriften mit und ohne Bestellbezug handelt, über cmdInvoice sind Buchungen, Stornierungen und das erneute Ausführen der Vorerfassung direkt zu Oxaion kein Thema mehr. Des Weiteren können auch Mandantenwechsel und Lieferantenwechsel direkt ausgeführt werden. Auch das Auslesen von verschieden Informationen, wie zum Beispiel eine Liste aller verfügbaren Sachkonten oder Geschäftsbereiche für bestimmte Mandanten aus Oxaion in ein Frontsystem, lässt sich einfach abwickeln.

Durch eine Synchronisationsfunktion werden die Daten zwischen dem Frontsystem und Oxaion periodisch abgeglichen. Das gewährleistet die Aktualität der Daten in beiden Systemen. „Unsere Workflow-Schnittstelle ist so aufgebaut, das Anbindungen von diversen Frontsystemen zu Oxaion möglich sind. Momentan bieten wir fertige Lösungen zu Lotus Notes und Easy Documents 4 mit Gentable Plugin als Frontsysteme“, so Herbert Höninger.

Die Gesamtlösung des Eingangsrechnungsworkflows von Command bietet die Möglichkeit die Schnittstelle cmdInvoice für Oxaion mit Lotus Notes zu nutzen. Die Bearbeitung der Rechnung erfolgt in Lotus Notes. In der Oberfläche wird hauptsächlich nach Rechnungen ohne Bestellbezug (FiBu) und mit Bestellbezug (EKS) unterschieden. So ist auch der Aufbau der Notes-Ansichten gegliedert. Der ER-Workflow kann das gewohnte Berechtigungskonzept nach Rollen und Benutzer von Notes nutzen und Berechtigungen können für jeden Benutzer und Gruppen definiert werden.

Die Rechnungsansicht ermöglicht alle Einstellungen für den Rechnungskopf, zeigt die eingescannte Rechnung und die Positionsansicht bzw. Positionserfassung. Durch direkte Aufrufe von Auswahllisten aus Oxaion, wie z.B. Sachkonten, Geschäftsbereiche, usw. stehen immer die aktuellsten Informationen in Notes zur Verfügung. Prozessaktionen, wie das Buchen oder Stornieren einer Rechnung können ebenfalls direkt aus Notes aufgerufen werden. Sogar ein Mandantenwechsel, Lieferantenwechsel oder der erneute Anstoß der Vorerfassung können ausgeführt werden und das alles mit der gewohnten Usability von Notes. Ein Wechsel einer EKS-Rechnung in eine FiBu-Rechnung und umgekehrt ist auch in den bestimmten Workflow-Steps möglich.

Der Workflow unterstützt diverse Freigabe-Prozesse, wie die Weiterleitung zu neuem Freigeber, Teilfreigabe, Weiterleitung zur Info, Bestätigung durch Mitverantwortlichen anfordern u.v.m. Ein weiteres Feature der Gesamtlösung ist die Nutzung von Agenten in Notes. Diese können entweder benutzergesteuert, zeitgesteuert oder nach einer anderen Aktion gestartet werden. Gerade Agenten wie ein Skonto-Fälligkeits-Hinweis-Agent, der ein paar Tage vor Ende der Fälligkeit einer Rechnung eine E-Mail an den Verantwortlichen sendet, kann Ihrem Unternehmen viel Geld einsparen und ist nur einer der Agenten, die für den Workflow genutzt werden können.

Ganz wichtig für die Wirtschaftsprüfung am Ende des Jahres ist der Verlauf aller Rechnung. Deswegen wird für jede Rechnung eine Historie für alle Aktionen der Benutzer oder des Systems selber vom Import über die Bezahlung bis hin zur Archivierung mitprotokolliert und für die Archivierung bereitgestellt.

ER-Workflow für SAP

Für den Eingangsrechnungsworkflow im SAP-Umfeld setzen die DMS-Experten von Command auf die Lösung DirectInvoiceControl von AFI. DirectInvoiceControl überzeugt durch seine arbeitssparende Funktionsweise. Es verfügt über ein Rechnungseingangsbuch, auch Monitor genannt, da vielfältige Steuerungs- und Statistikfunktionen enthalten sind. Das zentrale Buchungscockpit stellt umfangreiche Hilfsmittel bereit, um jede Rechnung schnell, einfach und korrekt zu buchen und schließlich den Freigabe-Workflow zu starten. Die Anwender erhalten Workflowschritte entweder innerhalb SAP oder über das Web. Das Produkt wird abgerundet durch vielfältige Auswertungsmethoden und einfache Definitionswerkzeuge. (rhh)