Software und Strategien für den erfolgreichen Mittelstand

Betriebe wandeln sich zu transnationalen Unternehmen

Veränderungsbedarf für Finance-Organisationen

Modell für Financial-Applikationen. Quelle UNIT4 Software

Chief Financial Officers (CFOs) und Finanzleiter in mittelständischen Unternehmen erwarten große Herausforderungen, wenn sie bei Expansion, Internationalisierung und Fusionen Finanzdaten aus heterogenen Quellen zusammenführen sollen. Veraltete IT-Systeme, starre Strukturen und unzureichendes Informationsmanagement stehen dem erforderlichen flexiblen, dynamischen und somit effizienteren Finanzmanagement im Weg. Abhilfe schafft hier der Einsatz eines intelligentes Finanzmanagements.

Vor allem der deutsche Mittelstand, mit seiner Rolle als Stütze des deutschen Arbeitsmarkts, muss auf sehr dynamische Umgebungen reagieren können. Nur so kann er weiterhin als das "Triebwerk des Erfolgs" der deutschen Wirtschaft agieren. Mit der passenden Finance-Software nach dem Lösungsansatz "Best-of-Class" lassen sich diese Anforderungen abdecken.

Finanzleiter als Stratege

Den Finanzleitern fehlen wegen veralteter IT die Transparenz und die Möglichkeit zur Kontrolle. Quelle: UNIT4 Software

Nach Ansicht der Interessengemeinschaft „Offensive Mittelstand“ sind mittelständische Unternehmen „innovativer als große Konzerne“. Die Grundlage des dynamischen Handelns ist strukturell bedingt: Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege, häufig private Besitzverhältnisse und Geschäftsführer mit visionärem Blick bieten beste Voraussetzungen für Innovation und Expansion. Sie ermöglichen schnelle Reaktionen auf Veränderungen in Wirtschaft, Politik und Gesellschaft.

Dank dieser Dynamik reagieren Mittelständler flexibel auf die Veränderungsprozesse der globalen Märkte. Sie entwickeln sich zunehmend von bodenständigen, national gebundenen, technologisch dominierten und exportorientierten Firmen zu global agierenden, auf weltweit verstreuten Produktionsstandorten und -märkten tätigen Unternehmen, die selbstverständlich und reibungslos über Ländergrenzen hinweg ihre Prozesse steuern. Ein moderner mittelständischer Betrieb versteht sich als transnationales Unternehmen, das überall auf der Welt Erfahrungen sammelt und an allen Standorten davon profitiert.

Im Rahmen dieses Veränderungsprozesses kommen auf die Finanzorganisation neue Aufgaben zu. Stand bislang das einfache Datenverarbeiten im Vordergrund ihrer Tätigkeit, so muss sie nun Informationen liefern, die detaillierte Einblicke in die Geschäftslage ermöglichen und eine wichtige Grundlage sind, um das Unternehmen erfolgreich zu steuern.

Der Finanzleiter mutiert vom Dienstleister zum Strategen und Entscheider mit kaufmännischem Weitblick, der in der Lage ist, die finanziellen Entwicklungsmöglichkeiten zu analysieren und das Unternehmen aktiv zu steuern. Für diese Aufgaben fehlt ihm in vielen mittelständischen Betrieben die Transparenz und die Möglichkeit zur Kontrolle.

Dazu benötigt er Finanzanalysen, die
• eine verlässliche Grundlage für strategische Entscheidungen bieten,
• transparent und nachvollziehbar sind,
• schnell verfügbar sind,
• Auswirkungen von Veränderungen unmittelbar darstellen.

Die Qualität der Finanzanalysen hat mittelbare Auswirkungen auf Managemententscheidungen und somit auf die Entwicklung und den Erfolg eines Unternehmens. Erschwerend kommt hinzu, dass in vielen Betrieben die entsprechende Aufmerksamkeit und Anerkennung für die Situation der Finanzabteilung fehlt.

Das gilt sowohl für den erweiterten Verantwortungsbereich des CFOs und seiner Mitarbeiter als auch für die IT-Infrastruktur. So existieren weder klare Arbeitsplatz- und Aufgabenbeschreibungen, noch ist die Abgrenzung zu anderen Bereichen wie dem Controlling eindeutig geregelt. Dem Finanzleiter wird für seine zusätzlichen Aufgaben häufig nicht die nötige Zeit zur Verfügung gestellt, und auch die Aufstockung mit qualifiziertem Personal ist nicht vorgesehen. Im Gegenteil: Gerade der Finanzbereich steht ja für Kosteneffizienz, die auch in der eigenen Abteilung gelten soll.

Veraltete IT stört

Architekturblöcke von Coda Financials. Quelle UNIT4Software

Die dynamische Entwicklung innerhalb mittelständischer Betriebe ist nicht durchgängig. Sie stößt in der Finanzorganisation an ihre Grenzen und bringt die Finanzverantwortlichen in den Unternehmen zunehmend in Bedrängnis. Das liegt daran, dass sie sich mit unflexibler Technologie und eingefahrenen, starren Strukturen konfrontiert sehen, die Veränderungen blockieren, anstatt sie voranzutreiben.

Als größtes Hindernis gelten veraltete IT-Systeme, die nicht mehr an neue Bedürfnisse angepasst werden können und mit der Dynamik der operativen Kräfte im Unternehmen bei Expansion, Fusion oder Reorganisation nicht Schritt halten. In einer Umfrage unter 1.400 CFOs und Führungskräften aus den Finanzabteilungen großer europäischer Unternehmen kommt die Aberdeen Group zu dem Schluss, dass eine flexible Anpassung an Prozessveränderungen geschäftsentscheidend ist. Die Befragten sehen den dringlichsten Bedarf in einer Lösung, mit der sich dynamische Geschäftsanforderungen problemlos innerhalb des Systems abbilden lassen, sowie in Compliance-konformen Methoden, mit denen jederzeit die Kontrolle über wichtige Prozessschritte erhalten bleibt.

Die Situation in mittelständischen Finanzabteilungen ist vergleichbar, was zu folgenschweren Auswirkungen führen kann. Fehlen den Unternehmen relevante und zuverlässige Informationen als sichere Grundlage für strategische Entscheidungen, kommt es zu einem „Mangel an einer vollständig integrierten Finanzplanung“, wie vom Wirtschaftsprüfungsinstitut Deloitte in einer Studie zum Thema „Finanzierung im Mittelstand“ kritisiert wird.

Konkrete Engpässe entstehen, wenn Finanzdaten von Unternehmen mit unterschiedlichen Finanzsystemen zu verarbeiten beziehungsweise zu integrieren sind. Das verursacht hohe Kosten und erfordert aufwendige Technologie-Updates bei Veränderungen in den einzelnen Geschäftsbereichen oder Niederlassungen. Auch die Standardaufgaben wie beispielsweise die unternehmensweite Kontenkonsolidierung werden mit zunehmendem Wachstum immer umständlicher.

Die Systeme separat zu verwalten, erhöht den administrativen Aufwand und verzögert die Bearbeitung. Doch auch die Integration ist komplex, weshalb viele Betriebe davor zurückschrecken. Das wiederum führt zu Verzögerungen der Workflows und hemmt die Dynamik. Schließlich benötigt das Management beispielsweise im Falle einer Übernahme oder Unternehmensfusion die neuen Daten schnell und differenziert für anstehende strategische Entscheidungen. Mehr noch: Es erwartet nicht nur die Daten, sondern auch eine aussagekräftige Analyse und Einschätzung der Finanzverantwortlichen zur weiteren Vorgehensweise.

Der Konflikt der Finanzleiter und CFOs besteht darin, bestehende und hinzukommende Aufgaben mit vorhandenen Ressourcen, veralteter und unflexibler Informationstechnik zu bewältigen. Solange die Infrastruktur im Finanzsystem nicht punktgenaue und konsistente Informationen zu allen Geschäftsbereichen liefern kann, fehlt dem CFO die Grundlage für die strategische Planung.

Einen Lösungsansatz bietet intelligentes Finanzmanagement. Darunter versteht man die intelligente Analyse und Verarbeitung vorhandener Daten und Informationen, deren Ergebnisse dazu dienen, wichtige Erkenntnisse für die Unternehmensentwicklung abzuleiten. Idealerweise wird die Datenverarbeitung dazu in eine Business-Intelligence-Anwendung integriert, damit eine verstärkte Konzentration auf die wesentlichen Kennzahlen mit Steuerungswirkung erfolgt.

Die Infrastruktur wird dabei so ausgelegt, dass eine zentrale Steuerung und Administration externer Geschäftsstellen beispielsweise durch ein Shared-Service-Center möglich wird. Das trägt dazu bei, lokale Optimierungsbemühungen zulasten des Gesamtunternehmens zu vermeiden und erlaubt mehr Flexibilität, wenn sich Planungsgrundlagen ändern und diese schnell im System angepasst werden müssen, damit aktualisierte Informationen geliefert werden können.

Anforderungen

Bei der Auswahl einer geeigneten Lösung ist prinzipiell zwischen einer technischen Standard- und einer Best-of-Class-Lösung wie UNIT4 Coda Financials zu unterscheiden. Letztere hat den Vorteil, dass sie nach Best-Practice-Kriterien entwickelt wurde und somit den Anforderungen in der Praxis besser entspricht. Hinzu kommt, dass Best-of-Class-Lösungen kontinuierlich weiterentwickelt werden und somit auch Lösungen auf sich ändernde Anforderungen der Unternehmen bereitstellen.

Dynamik ist für mittelständische Unternehmen ein Erfolgsrezept, das langfristig nur dann anhält, wenn sie auch auf die Finanzabteilung übertragen wird. Dazu sind einerseits strukturelle Veränderungen in der Organisation notwendig, andererseits müssen veraltete IT-Lösungen durch intelligentes und flexibles Finanzmanagement an aktuelle Gegebenheiten angepasst werden.

Der Finanzleiter und CFO übernimmt zunehmend strategische Aufgaben und wird immer stärker zur unternehmerisch denkenden Führungspersönlichkeit. Seine Kernaufgaben liegen in der strategischen Planung, Früherkennung von Chancen und Risiken, Risikomanagement und Krisenmanagement. Intelligente Finanzmanagement-Lösungen unterstützen ihn bei der Bewältigung dieser Herausforderungen. (rhh)