Software und Strategien für den erfolgreichen Mittelstand

Flachglas Wernberg schafft Excel-Tabellen ab

Effizienzsteigerung im HR-Bereich

Anton Schlögel
Setzt auf Effizienzsteigerung: Anton Schlögel. Quelle Flachglas Wernberg/Exact

Wege verkürzen, den Papierkram minimieren und schon laufen die Prozesse viel schneller ab. So lautet das Resümee bei Flachglas Wernberg nach der Abschaffung der Excel-Listen. Positiver Begleiteffekt: Die HR-Abteilung muss nicht mehr einzelne Dateien über irgendwelche Listengeneratoren zusammenbasteln.

Effizienzsteigerung“ ist das Stichwort, das Anton Schlögl, Personalleiter bei der Flachglas Wernberg GmbH, dazu bewog, die firmeninternen HR-Prozesse zu verbessern. Nach seinen positiven Erfahrungen mit „Exact Lohn“ fiel die Wahl auf die HRM-Lösung aus dem Hause Exact.

Herausforderung

Flachglas Wernberg GmbH entwickelt und fertigt funktionales Glas und Glassysteme für den Außen- und Inneneinsatz. Quelle: Flachglas Wernberg/Exact

Anton Schlögl leitet die Personalabteilung der 700 Mitarbeiter starken Flachglas Wernberg GmbH und will nun die firmeninternen HR-Prozesse verbessern. „Effizienzsteigerung“ ist das Stichwort, das Anton Schlögl dazu bewog, aktiv auf Exact-Geschäftsführer Daniel Csillag zuzugehen: „Mein Team und ich sind mit Exact Lohn sehr zufrieden. Für uns war klar, dass unsere HRM-Lösung aus dem gleichen Hause kommen sollte. Bei den Exact Payroll Tagen 2012 habe ich Herrn Csillag deshalb direkt auf eine Personalmanagement-Software angesprochen.“

Zu diesem Zeitpunkt war die Digitale Personalakte ein großes Thema bei Flachglas Wernberg. Oft werden die vier HR-Mitarbeiter durch banale Fragen nach einem Geburtsdatum oder einer Telefonnummer aus ihrer Arbeit gerissen. Eine HRM-Software soll für mehr Konzentration bei den Kerntätigkeiten sorgen, aber auch Prozesse wie den Mitarbeitereintritt oder -austritt abbilden können. Die Personalarbeit wird dabei in Bausteinen je nach Bedarf hinzugefügt; ein modularer Aufbau ist unabdingbar.

Wege verkürzen

Auch im ICE sind hochwertige Gläser eingebaut.
Auch im ICE sind hochwertige Gläser eingebaut. Quelle: Exact/Flachglas Wernberg

„Ich habe schon immer in Prozessen gedacht. Deshalb war es mir wichtig, dass die Software in der Lage ist, unsere Unternehmensprozesse möglichst passgenau zu unterstützen. Gleichzeitig verringern wir mit Exact Personal künftig manuelle Anfragen, die uns aus der Arbeit herausreißen, weil die Kollegen einfach selbst nachsehen können“, weiß der Personalleiter, der schon seit dem Jahr 2000 mit Exact arbeitet.

Auch die bislang sehr umfangreichen Excel-Sheets werden ersetzt. Beispielsweise hat Flachglas Wernberg als Industrieunternehmen bei Betriebsunfällen eine Meldung an die Berufsgenossenschaft zu machen. Mit der Einführung der neuen Software bedeuten Krankheitsmeldungen nicht mehr wie bisher einen umständlichen und langwierigen Weg über verschiedene Formulare und Fragebögen. Stattdessen wird das Formular innerhalb der Personalakte vorausgefüllt angeboten und kann virtuell bearbeitet und genehmigt werden.

„Mit Exact Personal werden die Wege enorm verkürzt, der Papierkram minimiert und Prozesse laufen viel schneller ab. Außerdem müssen wir nicht mehr einzelne Dateien über irgendwelche Listengeneratoren zusammenbasteln“, freut sich Anton Schlögl auf die Erleichterungen. Zusätzlicher Vorteil: Durch den Datenaustausch zwischen der integrierten Lohnabrechnungs- und HRM-Lösung werden Eingaben oder Änderungen direkt in beide Systeme übernommen und müssen daher nur einmalig eingepflegt werden.

Nächste Schritte

Einsatzbeispiel für Flachglas-Produkt: AIDA Entertainment Hamburg
Einsatzbeispiel für Flachglas-Produkt: AIDA Entertainment Hamburg, Quelle: Exact/Flachglas Wernberg

Nach der Entscheidung für Exact Personal werden nun in mehreren Workshops individuelle Einstellungen vorgenommen, um die leistungsstarke Software auf die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Manche Themen wie zum Beispiel die interne Rechtevergabe werden erst im nächsten Schritt festgelegt. Auch in Zukunft bleibt man in engem Kontakt, um die vielfältigen Funktionen optimal auszuschöpfen. Gerade wegen der enormen Komplexität war es Anton Schlögl wichtig, nur einen einzigen Ansprechpartner für Lohn- und Personalsoftware zu haben.

„Bei Änderungen oder der Freischaltung von Funktionen ist es viel einfacher, wenn ich mich mit nur einem Unternehmen auseinandersetzen muss. Lohn und Personal sind so eng verzahnt, da möchte ich bei Fragen nicht von einer Person zur nächsten geschickt werden.“ Auch fremde Schnittstellen sind für Anton Schlögl ein k.o.-Kriterium: „Es nutzt mir nichts, wenn durch verschiedene Insellösungen Zusatzprogrammierungen notwendig sind, die Kosten und Aufwand verursachen. Ich denke, es ist die richtige Strategie, wenn man bei einem so umfangreichen Produkt wie HRM-Software die Wege zur Payroll kurz hält und auf ein integriertes System baut.“

Für Anton Schlögl waren auch die bisherigen Erfahrungen ausschlaggebend, seinem Lohnpartner treu zu bleiben: „Wir sind sehr zufrieden mit Exact, sonst hätten wir nicht gewartet bis sie eine integrierte Personalsoftware anbieten. Mir persönlich hat schon bei Exact Lohn besonders gut gefallen, dass man den Kunden mit einbindet und fragt: Wie arbeitet ihr? Was habt ihr für Probleme? So entwickelt man nicht am Kunden vorbei – der Ansatz ist einfach goldrichtig, den Kunden so stark mit einzubeziehen. Das sollte unbedingt weiter verfolgt werden!“ (rhh)

Zum Unternehmen:

Flachglas Wernberg GmbH entwickelt und fertigt funktionales Glas und Glassysteme für den Außen- und Inneneinsatz. Ob 73.329 qm Glasfassade in London oder Noteinstiegs- und Notausstiegsfenster für den A-Train in Texas – Flachglas beliefert Kunden aus der ganzen Welt. Dabei bieten ihre Gläser Architekten, Fassadenbauern und dem Fahrzeugbereich eine breite Palette von Design- und Anwendungsmöglichkeiten. Von Isolier-, Wärmedämm-, Sonnenschutz-, Sicherheits- oder Schallschutzglas über begehbares Glas bis hin zu Structural Glazing Elementfassaden: Flachglas produziert höchste Qualität und punktgenaue Lösungen.

Geschäftstätigkeit: Herstellung von Isolier-, Sicherheits- und Schienenfahrzeuggläsern, Lieferant von Komplettsystemen für Schienenfahrzeuge
Brutto-Umsatz: ca. 69 Mio. EUR p.a. (2013)
Produktionsfläche: über 80.000 qm
Mitarbeiter: 686 Mitarbeiter (Mai 2014)
Kapazität: Isolierglas: ca. 500.000 m2, ESG: ca. 600.000 m2, VSG: ca. 300.000 m2
Standorte der Flachglas Gruppe in Deutschland: Flachglas Wernberg GmbH in 92533 Wernberg-Köblitz, Flachglas Nord-Ost GmbH in 39606 Osterburg, Glasprofi GmbH in 92706 Luhe-Wildenau
Weitere Standorte: Flachglas (Schweiz) AG in Wikon, Thun und Münchenbuchsee