Zwei Umstellungen im Finanzbereich hat BMW parallel vorgenommen: den Umstieg auf ein SAP-basiertes Bestellwesen und die Umstellung des Archivkonzepts für die kreditorischen und debitorischen Belege. Statt verteilter Archive arbeitet nun die zentrale Lösung KGS ContentServer4Storage, die direkt auf dem hierarchischen Speichermanagement von BMW beruht. Für das Archivieren anderer SAP-Module, etwa für Dokumente, die im Beschaffungsprozess benötigt werden, nutzt der Konzern den SAP Content Server.

Die nahtlose Integration der Lösung durch die Projektpartner fme und KSG in SAP macht aufwändige Rollouts von Client-Komponenten überflüssig. Für die Dokumentenanzeige kommt der SAP-Dokumentenviewer zum Einsatz. Anwender können Finanzdokumente dadurch viel einfacher verwalten, weil sie ihre gewohnte Anwendungsumgebung nicht verlassen müssen.

Für ein zentrales Finanzarchiv standen verschiedene Varianten auf Basis vorhandener Systeme zur Verfügung. Entweder war jedoch das Datenmodell zu komplex und damit für die SAP-Archivierung zu groß dimensioniert oder aber funktionale Gründe führten zum Ausschluss von Lösungen. Auch der SAP Content Server stellte keine Alternative dar, denn die meisten zu archivierenden Dokumente entstehen außerhalb von SAP.

Für das Informationsmanagement kooperiert BMW schon lange mit fme. Durch die Ausgestaltung des KGS ContentServer4Storage als ProxyServer und den Einsatz von Konnektoren kann dieser auch externe Belege verarbeiten und mit SAP verlinken. Weil der Archivzugriff mit der KGS-Lösung zentral über SAP stattfindet, müssen sich die Mitarbeiter per Single-Sign-On nur noch einmal anmelden und erreichen schneller die richtige Umgebung durch Filterung von Treffer- und Vorschlagslisten sowie Kreditorenauswahl. Ein weiterer Vorteil der neuen Lösung ist, dass die Metadaten der Finanzbelege nun in SAP verwaltet werden. Früher musste BMW die Daten extrahieren und in einer separaten Datenbank halten.

Mitte April 2012 ging das System in den Produktivbetrieb, nachdem zuvor innerhalb von nur zwei Wochen die Altdaten – immerhin 100 Millionen Dokumente – zur aktuellen Lösung migriert wurden. Die dafür eingesetzte KGS-Migrationslösung Migration4ArchiveLink verfügt über eine Proxyserver-Funktion, mit der BMW eine aufwändige Migration vermeiden konnte: Die bestehenden Dokumente in den alten Finanzarchiven sowie die Schnittstellen zu Drittsystemen wie das Output-Management System wurden einfach in ihrer Struktur übernommen und an das KGS-Archiv angebunden.

Zur geschäftskritischen Anwendung wird die KGS-Lösung beim Caching. Die Finanzbelege im SAP-Backend sind einfach zu sichern, was aber tun

Bei Auszeiten wegen Wiederherstellung oder Überprüfung des Speichersystems hat BMW begonnen, die Inhalte im SAP-Backend mittels Caching durch den KGS-Proxy-Server zu sichern. Dieser entscheidet aktuell: Ist das Speichersystem nicht im Zugriff, generiert er die Belege aus dem Cache und umgekehrt. Gleichzeitig schreibt er zu jeder Zeit die Daten aus dem Cache in den Speicher. Anders als der KGS-Server ist der SAP Content Server dazu nicht in der Lage, da sein Cache Server nur lesenden Charakter hat. (rr)

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