„Insbesondere Budgetverantwortliche in mittelständischen Unternehmen sowie Geschäftsführer in Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern stehen vor der Herausforderung, ihre Ausgaben für IT zu optimieren“, erklärt Axel Oppermann, Senior Advisor bei der Experton Group. Oftmals fehle es an Vergleichswerten, was andere Unternehmen in der Situation machen und einem Marktüberblick, der Alternativen darstellt. „Insbesondere für die kleineren Unternehmen zwischen zehn und 100 Mitarbeitern mündet die Zunahme an Beschaffungsoptionen in einem komplexen Zustand, den es zu organisieren gilt.“ Die Vielzahl an Bereitstellungsmodellen und das steigende Angebot an Marktplätzen sorgen in diesem Segment zunächst für Mehraufwand.

Unternehmen mit 50 bis 500 Mitarbeitern, aber auch Kleinunternehmen mit zehn bis 49 Mitarbeitern, müssen bei der methodischen Anforderungsanalyse zu einem frühen Zeitpunkt des Auswahl- und Beschaffungsprozesses die Anforderungen von Mitarbeiter und Unternehmensleitung identifizieren. „Diese sind mit der Ist-Situation im Unternehmen zu vergleichen, wobei es auch darum geht, den zu erwartenden Nutzen zu ermitteln“, erläutert Experton-Berater Oppermann. Im Zusammenhang mit der Anforderungsanalyse steht eine Priorisierung der Anforderungen. Dafür ist eine Matrix zu entwickeln, die die einzelnen Ausprägungen, also die Anforderungen, auch gewichtet. Dabei diene diese Matrix dann auch dem Nachweis der Erfüllung der grundlegenden Anforderungen des Unternehmens. Auf Basis der ermittelten Werte werden dann die relevanten Lieferanten und Produkte ausgewählt. Daran schließt sich eine Test- und Planungsphase an.

Die Experton Group empfiehlt auf Grundlage durchgeführter Projekte und Untersuchungen bei der Auswahl von Office-Lösungen auf eine methodische Anforderungsanalyse zurückzugreifen. Drei Aufgabenstellungen ergeben sich daraus:

• Ermittlung der aktuellen Produkt- und Lizenzsituation im Unternehmen (Fragestellungen: Welche Lizenzen sind vorhanden und werden eingesetzt? Welche Nutzungsrechte für aktuelle und zukünftige Produktgenerationen wurden bereits erworben?)

• Einbeziehung der zukünftigen organisatorischen Ziele des Unternehmens in die Validierung (Fragestellungen: Wie soll die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zukünftig abgebildet werden etwa durch die Einführung von UCC-Lösungen?)

• Ermittlung der individuellen und unterschiedlichen Anforderungen der wichtigsten Anwender (Fragestellungen: Welche Anwendergruppen und Profile gibt es, und welche Anforderungen hinsichtlich der Ausstattung haben die Anwender?)

„Aus dem letzten Punkt ergibt sich, dass Themen evaluiert werden wie die Verfügbarkeiten von Daten beziehungsweise Dateien auf unterschiedlichen Endgeräten sowie Compliance-Anforderungen“, führt Experton-Berater Axel Oppermann aus. (rr)

Weitere Informationen gibt es bei der Experton Group