Durch den Wegfall der bis 2013 vorgeschriebenen elektronischen Signatur können Unternehmer die E-Rechnung heute problemlos einsetzen. Der Branchenverband Bitkom, mit dem Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), hat ein einheitliches Rechnungsformat entwickelt. Das in dem Arbeitskreis erarbeitete ZUGFeRD-Rechnungsformat erlaubt es, Rechnungsdaten in einer PDF-Datei, die standardisiert auf nahezu allen Rechnern gelesen werden kann, zu übermitteln und ohne weitere Schritte auszulesen und zu verarbeiten. „Damit ist die E-Rechnung erst praktikabel und salonfähig“, sagt Oliver Herzig, Leiter des Bereichs Gründer und Kleine Unternehmen bei Sage.

Sage ist britischer Hersteller kaufmännischer Software mit weltweit mehr als 6 Millionen Kunden und bietet ein breites Portfolio betriebswirtschaftlicher Lösungen an. Mit der Mietversion der kaufmännischen Komplettlösung Sage GS-Office können Unternehmer jetzt ihren Rechnungsversand digitalisieren und konform dem neuen ZUGFeRD-Format versenden. Mietversion heißt, dass der Kunde mit einer fest installierten Software arbeitet, er zahlt dafür jedoch nur eine monatliche Nutzungsgebühr, anstatt einmalig das Programm zu kaufen.

„Die neue Funktion „E-Rechnungen“ in Sage GS-Office ermöglicht es, automatisch ZUGFeRD-konforme Ausgangsrechnungen im PDF/A-Format zu erstellen“, erläutert Herzig. Damit können Inhalte langfristig archiviert werden und es ist garantiert, dass sie fortwährend lesbar sind. Auf diese Weise entfallen laut Herzig langfristig die Papierablage und Regale mit vollen Aktenordnern, die täglichen Büroabläufe sind so einfacher. (rhh)

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