Einer Studie des AIIM zufolge fehlt es in den meisten Unternehmen schlicht an der notwendigen Technik. „Null-Papier-Strategien“ setzen das Vorhandensein von dreierlei Verfahren voraus: digitalisierter Posteingang, papierlose Prozesse und die Möglichkeit, Unterlagen per Mobilgerät elektronisch zu erfassen („Mobile Capture“). Über die entsprechende Technik verfügen derzeit aber nur 20 Prozent aller Unternehmen. Die Studie zeigt jedoch auch, dass es nicht nur an Technik fehlt: Obwohl drei von vier Unternehmen Initiativen zur Reduzierung des Papierverbrauchs gestartet haben, geben nur 24 Prozent der Firmen konkrete Regeln zur Verringerung des Papiervolumens vor. Das erschwert es Mitarbeitern, die Initiativen-Ziele im Tagesgeschäft zu verfolgen.

Doch die Mitarbeiter haben meist ohnehin Bedenken wegen der Auswirkungen, die eine Veränderung hin zum „papierlosen Arbeiten“ haben könnte, oder befürchten sogar eine vollkommene Neugestaltung ihrer Tätigkeit. Auch Führungskräfte stehen solchen Initiativen nicht immer aufgeschlossen gegenüber und sehen eher die Nachteile als die Vorteile.

Viele Unternehmen sind bereits dazu übergegangen, ihre Dokumente zu digitalisieren, um die wachsende Papierflut einzudämmen. Doch laut AIIM verwenden nur 13 Prozent dieser Unternehmen ein System zur optischen Zeichenerkennung (OCR), um die Daten von Dokumenten oder Formularen zu erfassen und somit deren Verarbeitung und Nutzung zu erleichtern. Eine solche Umsetzung verhindert, dass ein Unternehmen alle Vorteile einer digitalen Schriftgutverwaltung – etwa Prozessautomation oder die Möglichkeit zur Volltextsuche nutzen kann. (rhh)

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