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Solutions for Business · 2/3 2014
MARKT
Mehrkanalfähiges Dokumenten- und Outputmanagement
Beim
Druck
profitiert man
sicher am meisten“
Das Output-Management von heute wird zur zentralen Drehscheibe in der Kundenkommunikation, und zwar
für jede Art von Dokumenten und für jeden Ausgabekanal, ob nun digital oder als Papier. Dabei zeichnen sich
speziell beim mehrkanalfähigen Dokumenten- und Outputmanagement einige Vorteile ab, wie Harald Grumser,
CEO bei Compart, gegenüber S4B erläutert.
In vielen Unternehmen besteht ein
Grundproblem: die ungenügende Ver-
netzung der Kanäle beim Dokumen-
ten- und Outputmanagement (OM).
Oft agieren Niederlassungen und Fili-
alen autonom, das heißt, man erstellt
individuelle Briefe an Kunden und
druckt sie dezentral aus, dokumentiert
sie aber nicht zentral. „Dieser Wild-
wuchs besteht nach wie vor“, skizziert
Harald Grumser, CEO von Compart,
die Ausgangslage. „Es gibt zu viele
dezentrale dokumentengenerierende
Anwendungen. Dabei gibt es Lösun-
gen für dieses Problem. So können
alle Dokumente, die lokal ausgedruckt
werden, eine Schleuse passieren, die
für die Archivierung sorgt und quali-
tätssichernd wirkt. Wenn der Kunde
mit einem Schreiben zu einem Sach-
bearbeiter kommt, das dem Mitarbei-
ter nicht bekannt und das auch nicht in
der Akte enthalten ist, ist das nicht nur
peinlich, sondern auch zunehmend
ein Compliance-Thema.“ Nach seiner
Einschätzung sind das Argumente für
ein zentrales Outputmanagement-Sys-
tem. „Wenn alle Dokumente durch
dieselbe ‚hohle Gasse‘ gehen, können
Unternehmen sicher sein, dass die
Informationen in der entsprechenden
Kundenakte landen, richtig zugestellt
werden und der Nachweis der Zustel-
lung erbracht ist“, so Grumser.
Gleichzeitig schreitet die Digitalisie-
rung voran – europaweit sinkt das Auf-
kommen an physischen Dokumenten.
„Schon heute verschicken Unterneh-
men ihre Rechnungen, Kontoauszüge
etc. meist elektronisch oder stellen sie
als Download-Datei zur Verfügung“,
erklärt Grumser. Mobile Geräte wie
Smartphones, Tablet-PC etc. verstär-
ken diesen Trend – aber: „Im digitalen
Versand liegen riesige Einsparpoten-
ziale, denn die Kosten für Druck und
Porto fallen weg. Vor allem im Trans-
aktionsbereich, also bei Dokumenten,
die in hoher Auflage und regelmäßig
verschickt werden – wie Rechnungen,
Policen, Kontoauszüge, Gutscheine,
Formulare etc. – kommen da schon
mal sechsstellige Summen zusam-
men“, macht Grumser aus. Daher
schreite die Digitalisierung gerade hier
am schnellsten voran. Wahrscheinlich
werde in einigen Jahren weit mehr
als die Hälfte aller Schriftstücke elek-
tronisch versendet. Der Druck bleibt
nach Meinung von Grumser dann
denjenigen Dokumenten vorbehalten,
bei denen Haptik und Optik wichtig
sind, also hochwertige Produktkatalo-
ge und Imagebroschüren.
„Früher oder später wird kein Weg an
einem zentralen, mehrkanalfähigen
Output-Management
vorbeiführen,
denn Kunden wollen ihre Dokumente
zunehmend elektronisch erhalten und
auch bearbeiten. Je früher man also
sein System entsprechend ausrichtet,
desto besser“, empfiehlt Grumser den
Anwenderunternehmen.
Ein weiterer Aspekt, der für die Zen-
tralisierung des OM spricht, sind die
komplexer werdenden Anforderungen
an Revisionssicherheit und Nachvoll-
ziehbarkeit, kurz Compliance – was
gerade für Banken wichtig ist. Die
OM-Strukturen in vielen Unterneh-
men sind heute derart komplex und
heterogen, dass es immer schwieriger
wird, eine hundertprozentige Com-
pliance-Abdeckung zu erreichen und
in kürzester Zeit neue Ausgabekanäle
zu integrieren und damit auf Kunden-
wünsche schneller zu reagieren.
„Ein zentrales, einheitliches Output-
Management löst dieses Problem,
denn es reduziert die Schnittstellen
erheblich und damit auch potenziel-
le Problemfelder wie Datenverlust,
mangelnde Nachvollziehbarkeit und
ungenügende
Regelkonformität.
Dabei trennt man am besten Doku-
mentenerstellung und Versand von-
„
