Solutions for Business · 2/3 2014
33
MARKT
einander“, gibt Grumser zu Proto-
koll. „Die Anwendungsentwicklung
konzentriert sich auf die Umsetzung
der fachlichen Anforderungen in der
Dokumentenerstellung,
während
Konvertierung, Modifizierung und
Ausgabe bei einer zentralen Output-
Instanz angesiedelt sind. Das hät-
te nicht nur den Vorteil, dass die
Fachabteilung von aufwendigen Pro-
grammiertätigkeiten entlastet wird.
Durch die Schaffung einer zentralen
Drehscheibe bekommt man zudem
einen zuverlässigen Überblick, wel-
che Dokumente das Unternehmen
über welchen Kanal verlassen. Gera-
de dieses Monitoring ist ein nicht zu
unterschätzender Nutzen. Daraus
lassen sich übrigens auch Schlüsse
für weitere Optimierungspotenziale
ziehen; beispielsweise, ob sich ein
Teil der physischen Post nicht digi-
talisieren lässt.“
Nach Ansicht von Grumser betrifft
die Reduzierung der Komplexität ja
nicht nur die IT, sondern auch die
Dokumentenerstellung selbst. „Statt
mit zig verschiedenen Systemen zu
arbeiten, setzt man auf eine einzige
Software, die nicht nur jedes For-
mat verarbeitet, sondern obendrein
visuell ansprechende, barrierefreie,
‚intelligente Dokumente‘ erzeugt, al-
so Dateien, die revisionssicher sind,
auf jedem Kanal ausgegeben wer-
den können und zudem Möglichkei-
ten der Weiterverarbeitung bieten.“
Und das Ganze könne man durch
eine ‚hohle Gasse‘ kommen lassen.
Auf diese Weise werden dann auch
die dezentral erstellten Schriftstücke
eingesammelt und zentral archiviert.
Das Ergebnis sei eine konstant hohe
Dokumentenqualität mit einheitli-
chen Standards, die sonst in jeder
einzelnen Fachanwendung realisiert
werden müssten.
Für den Einsatz von mehrkanalfä-
higen OM-Lösungen sind allerdings
Vorbedingungen nötig – denn mit ih-
nen lässt sich der Aufbau einer derar-
tigen Infrastruktur vereinfachen. „Im
Idealfall gibt es ein einziges System,
das alle Ausgangs- und auch Eingangs-
kanäle steuert und überwacht“, betont
Grumser. „Denn die Verknüpfung
von Output- mit Inputmanagement
ist auf Grund der vielen ähnlichen
Prozesse in diesen Bereichen sinn-
voll und das beherrschende Thema
der nächsten Jahre. Schließlich wird
damit die komplette Dokumenten-
verarbeitung nicht nur transparenter,
sondern auch effizienter. Warum also
nicht gleich die Grundlage für eine
zentrales Input- und Output Manage-
ment schaffen?“ Welches System da-
bei das führende sein soll, hängt nach
Einschätzung von Grumser von einer
exakten Analyse der bestehenden IT-
und Prozesslandschaft ab: „Input- und
Outputmanagement-Systeme müssen
Schnittstellen zu den ERP- und den
CRM-Systemen der Unternehmen ha-
ben. So muss über das CRM-System
der Status jeglicher Kommunikation
über beliebige Kanäle mit dem End-
kunden verfügbar sein.“
Weiterhin komme es darauf an, die
Vielzahl der Datenquellen und Daten-
senken im Unternehmen zu reduzie-
ren und zu standardisieren. „Nur so
kann es gelingen, die ständig wachsen-
de Zahl von Kommunikationskanälen
zu beherrschen“, ist Grumser über-
zeugt. „Generell müssen die Prozesse
in den entsprechenden Systemen gut
umsetzbar sein. Dabei ist eine Stan-
dardisierung bis zu einem gewissen
Punkt sinnvoll.“ Standardisierte Pro-
zesse ermöglichen es den Herstellern
von Softwarelösungen, kompakte
Systeme zu bauen, die in der tägli-
chen Praxis leichter zu pflegen und
zu warten sind.
Vor diesem doch recht komplexen
Szenario im Bereich des OM ste-
hen andere Betriebsmodelle Gewehr
bei Fuß. Doch dabei stellt sich die
Frage, wie Anwenderunternehmen
von einem Outsourcing des Output
managements profitieren können.
Für Grumser ist eines klar: „Beim
Druck profitiert man sicher am
meisten, denn er ist im ‚ausgelagerten‘
Zustand deutlich billiger. Der ‚econo-
my-of-scale‘-Effekt kommt vor allem
beim hochvolumigen Farbdruck zum
Tragen.“ Was aber ist mit den ande-
ren Bereichen der Dokumentenverar-
beitung, etwa der Archivierung. „Sie
ebenfalls auszulagern, ist durchaus
sinnvoll angesichts der steigenden An-
forderungen an die Revisionssicher-
heit“, erklärt Grumser. „Je höher die
Zahl an komplexen Dokumenten und
je mehr Regeln, desto mehr spricht
für das Outsourcing. Wer will hier
schon Heerscharen von Ressourcen
vorhalten, um im Bedarfsfall sofort
alle benötigten Informationen parat
zu haben? Befürworter sagen klipp
und klar: Archivierung gehört in die
Harald Grumser, Compart:
„Komplexität betrifft nicht
nur die IT, sondern auch die
Dokumentenerstellung.“
Quelle: Compart
