Solutions for Business · 3/2013
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ECM UND DMS IM ZUSAMMENSPIEL MIT ERP
Zusammenarbeit – im und außerhalb
des Unternehmens – im Fokus. Auch
hier gilt es, sich von traditionellen
Denkmustern zu lösen. Es geht heute
um das Umsetzen von digitalen Ge-
schäftsprozessen – da muss man nicht
explizit das Suchen der passenden In-
formationen in den Mittelpunkt stel-
len. Kunden wollen Dokumente und
Informationen gar nicht suchen und
finden – sie wollen sie „vorliegen ha-
ben“ – und zwar am besten ohne
zu suchen. Den Zugriff auf Infor-
mationen und Dokumente muss
die Software voll automatisiert
im Kontext anbieten. Dies wird
die Architektur der Software ver-
ändern. So lassen sich klassisches
ECM, Social Media und Collabo-
ration optimal verbinden.“
Für Olaf Heyme, Leiter Compe-
tence Center ECM bei der BTC
AG, beginnt der Bedarf im Bereich
des Mobilen Zugriff auf ECM
Systeme erst langsam an zu stei-
gen: „Viele Unternehmen fangen erst
an, sich Gedanken über eine ‚Mobile
Strategie‘ zu machen. Dabei ist der
mobile Zugriff auf einzelne Prozesse
oder Dokumente, wie zum Beispiel
die mobile Rechnungsfreigabe oder
Genehmigung von Urlaub, erst der
Anfang. Mobile ECM-Systeme müs-
sen sich an der Wertschöpfungskette
und Geschäftsprozessen der jeweiligen
Branche ausrichten und den gesamten
Prozess mobil zugreifbar machen und
das unabhängig vom Endgerät. Darin
besteht die Herausforderung für dieses
Thema. Dabei dürfe man allerdings
eines nicht vergessen. „Ein wichtiger
Aspekt ist die Sicherheit. Ein Unter-
nehmen muss Vorkehrungen treffen,
etwa wenn ein Endgerät verloren geht
oder gestohlen wird. Das Thema Mo-
bile Device Management – MDM –
im Zusammenhang mit Anforderung
‚Bring your own Device‘ spielt eine
zentrale Rolle in der IT von Unterneh-
men“. Heyme gesteht allerdings ein:
„Den Mobilzugriff nicht erlauben, das
ist keine Option. In der Kommunikati-
on etabliert sich eine, andere Art des
Informationsaustausch: Streams auf
verschiedenen Endgeräten, nicht mehr
die Mail ist der primäre Kanal.“
Für Bernhard Werner, Senior Solu-
tions Engineer bei Alfresco, ist eines
absolut klar: „Mobil ist die Welt. Da
führt kein Weg mehr daran vorbei.
Dabei gilt es die Standardsysteme
mit einzubeziehen. Doch zudem sind
Push-Services nötig. Entsprechende
Lösungen müssen die Informationen
auf allen Devices – auch mobilen – zur
Verfügung stellen.“ Das Thema Da-
tenerfassung auf den Mobilgeräten ist
für Werner ebenfalls interessant – ein
gutes Beispiel zeigt sich hier in einer
Umsetzung im Klinikbereich: „Wo
früher das Klemmbrett im Einsatz
war, ist nun das Tablet angesagt. Das
führt zu mehr Datenqualität, denn die
nachträgliche Datenbearbeitung – also
das Übertragen von handschriftlichen
Notizen auf einem Klemmbrett in ein
elektronisches Dokument birgt viele
Fehlermöglichkeiten.“
Für den Geschäftsführer bei der Alegri
International Group, Rainer Weissert
ist der Begriff „Mobile ECM“ zu kurz
gegriffen: „Content, Communication
und Collaboration so lauten die An-
forderung in der Praxis. Mitarbeiter
werden oftmals ausgelagert, sie arbei-
ten aus dem von Home Office oder als
eigenständige Dienstleister. Da reicht
nicht mehr der Zugang zum Content,
da müssen Kommunikationsströme
mit Chats, Präsenzen, Telefonie und
Videoconferencing vorhanden sein
fließen, um eine effiziente und
integrierte Arbeitsumgebung zu
schaffen. Auch das Synchronisie-
ren von Inhalten ist da zu nennen
– das sind die Herausforderungen.
Das Freigeben von Rechnungen
via iPhone von unterwegs ist dage-
gen nur eher eine Spielerei. Es geht
eher um ein Gesamtkonzept, das
den neuen, flexiblen Arbeitsplatz
für Unternehmen und die damit
verbundenen Vorteile aufzeigt.“
Doch das bedeutet vielfach ei-
nen hohen Aufwand für die Soft-
warehersteller. Somit muss ein jeder
für sich überlegen, wie sich das reali-
sieren lässt. Für die Anwender stellt
sich daher auch die Frage, ob diese
Aufgabe auch ein kleiner Hersteller
schafft – denn es sind ja mit iOS, Win-
dows Phone, Android und auch noch
Blackberry viele Client-Plattformen
zu unterstützen.
Diese Problematik gilt es auch für
Weissert zu klären: „Das wird sicher
eine Herausforderung sein. Schon
allein die Entwicklung der Software
für viele Plattformen ist teuer. Aber
es geht zudem noch um den geregel-
ten Betrieb derartiger Lösungen. Da
muss sich ein Softwareanbieter genau
überlegen, wie weit er gehen kann. Für
viele bleibt dann eben die Option, sich
auf bestimmte Plattformen zu konzen-
trieren. Schön wäre es da, wenn sich
ein Standard herauskristallisiert.“
Bild 3. Peter Fischer (Product
Manager SharePoint, Microsoft)
