Software und Strategien für den erfolgreichen Mittelstand

Interview: Henrik Hausen, Vorstand ALPHA Business Solutions AG

„Das Beste aus zwei ERP-Welten“

Henrik Hausen, Vorstand ALPHA Business Solutions AG, setzt auf „Dataquality made in Germany“.

Viele Unternehmen haben entschieden, dass sie ein neues ERP-System für die heutigen Anforderungen benötigen. Doch die Auswahlprozesse für die optimale Lösung nehmen an Komplexität zu. Zudem ist beim Thema „ERP aus der Cloud“ noch eine Option realisierbar, bei der sich die Anfangsinvestitionen deutlich reduzieren. Die ALPHA Business Solutions AG hat zusätzlich zur ERP-Komplettlösung proALPHA auch noch Business ByDesign von SAP im Angebot. Die Gründe für diese Konstellation verdeutlicht Henrik Hausen, Vorstand ALPHA Business Solutions AG im Gespräch mit Solutions for Business (S4B).

Gemischtes Doppel

S4B: Warum haben Sie zwei verschiedene ERP-Lösungen im Angebot?
Henrik Hausen: Wir wollen beide Welten abdecken – zum einen die klassische mit den On Premise-Lösungen und zum anderen die neue Welt der Cloud-Lösungen. Unser Ziel war es, von Anfang an dabei zu sein. So konnten wir sehen, wie sich dieser neue Markt entwickelt und welche Herausforderungen er mit sich bringt.

S4B: Für welche Bereiche eignet sich die ERP-Komplettlösung proALPHA?
Henrik Hausen: Bei proALPHA handelt es sich um eine etablierte und vollintegrierte ERP-Komplettlösung, die in ihren Kernmärkten zu den führenden Lösungen gehört. Mit ihr adressieren wir vornehmlich den mittleren und gehobenen Mittelstand. Dabei können die Unternehmen auch international aufgestellt sein.

S4B: Wo sehen sie Vorteile für die Business ByDesign-Lösung?
Henrik Hausen: SAP Business ByDesign ist eine völlig neuartige Lösung, die abgestimmt auf die Zielgruppe viele Mehrwerte bietet. Das ist zum Beispiel die Kombination aus Hosting, Lizenz und Wartung. Das zeichnet Cloud-Lösungen zum einen aus. Zum anderen stellen sie aufgrund eines einzigartigen Implementierungskonzepts standardisierte Leistungen schnell und zu einem günstigen Preis zur Verfügung.

S4B: Wie schätzen Sie den Erfolg von On-Demand-Modellen bei ERP ein – also ERP als Software as a Service?
Henrik Hausen: Die vergangenen fünf Jahre haben gezeigt, dass das Thema ankommt und sich der Markt zunehmend dafür öffnet. Dennoch herrscht derzeit noch das „Predigen“ der neuen Philosophie vor und zwar im Sinne von: „Nehmen Sie es doch aus der Cloud“. Mehr Marketing in den ersten Jahren hätte hier sicherlich gut getan. Mangels echten Wettbewerbs war SAP aber der einzige Spieler auf dem Feld und konnte das zusammen mit der Community nicht alleine stemmen. Zudem darf man eines nicht unterschätzen: Wenn sich sogar große Unternehmen anfänglich schwer tun, integrierte Systeme zum Einsatz zu bringen, dann ist dies auch bei kleinen Unternehmen so, die darüber hinaus noch weniger Erfahrung mit Prozessen und dem dazugehörigen Projektmanagement haben. Es ist gar nicht so leicht, die Entscheidung für den Einsatz einer Cloud-Lösung zu treffen. Ich muss auch hier zuerst einmal deren Tragweite verstehen und richtig einschätzen können.

S4B: Eignet sich dann Software as a Service auch für große Unternehmen?
Henrik Hausen: Ja, auch Großunternehmen und Konzerne können ihre internationalen Tochtergesellschaften gut darüber anbinden. Zum Beispiel dann, wenn der Hersteller des Back-End-ERP-Systems keine oder nur kostspielige Landesversionen bietet. Das hat sich in der letzten Zeit als ein sehr interessanter Markt entpuppt. In Summe sind wir in Sachen Cloud zwar noch nicht da, wo wir gerne wären, wir sind aber mit der derzeitigen Situation durchaus zufrieden. Im Bereich der Dienstleistungen haben wir schon eine sehr gute Auslastung. Man spürt, dass der Markt allmählich reift. Wir sind vorbereitet und werden zu unseren bereits zufriedenen Kunden weitere für die Software hinzugewinnen.

SaaS-Baustellen

S4B: Wo hat ERP-SaaS noch seine „Baustellen“?
Henrik Hausen: Das lässt sich nicht pauschal beantworten, das hängt letztendlich vom jeweiligen Hersteller und Anbieter der Services ab. So ist es zum Beispiel entscheidend, ob eine Software die Gepflogen- oder Eigenheiten der Länder abdeckt, in denen sie eingesetzt werden soll. Das können zum Beispiel Zahlenformate sein, etwa ein Punkt anstatt eines Kommas für die Tausendertrennung, das kann auch die Nachkommastellen betreffen oder auch die richtige Steuerfindung, also steuerlich relevante Formate und Mechanismen. Auch die Sprache und Hilfetexte in der Landessprache des Nutzers zählen hierzu oder der Zahlungsverkehr.

S4B: Könnten Sie dazu noch ein Beispiel ausführen?
Henrik Hausen: Vielen unserer Kunden ist zum Beispiel wichtig, dass Rechenzentrum und Software aus Deutschland stammen – Stichwort „Dataquality made in Germany“. Das hat übrigens auch bei ausländischen Kunden Gewicht. Anbietern beispielsweise aus den USA und Asien fehlt dieses Qualitätsmerkmal und sie tun sich daher entsprechend schwer. ERP-Systeme können nie alles haben, was man sich wünscht. Insofern haben auch Cloud-Lösungen noch die eine oder andere funktionale Schwachstelle. Aufgrund der größer werdenden Erfahrung und Kundenzahl werden diese aber schon bald behoben sein.

S4B: Wie gut eignet sich ERP aus der Cloud für kleinere und mittlere Unternehmen?
Henrik Hausen: Sehr gut, geradezu ideal. Kleinere und mittlere Unternehmen wollen sich in der Regel auf die eigene Wertschöpfung konzentrieren. Das hat bei ihnen Vorrang gegenüber dem Auf- und Ausbau einer eigenen IT-Infrastruktur samt Datenbank- und ERP-Management. Darüber hinaus sind viele im Wachstum begriffen. Sie wollen sich zugleich professionell und flexibel aufstellen, weshalb oft auch mobile Szenarien zum Einsatz kommen. Die Vorteile von Cloud-Lösungen kommen hier also voll zum tragen. Die Prozesse sind funktional sichergestellt, so dass sich die Mitarbeiter – ganz pragmatisch – um deren Gestaltung kümmern können. Die dafür erforderlichen Fähigkeiten ergeben sich somit aus dem geschäftlichen Zusammenhang und nicht aus der technischen Umsetzbarkeit.

S4B: Welche Vorteile kann der Einsatz einer Hybrid-Cloud im ERP-Bereich bieten?
Henrik Hausen: Wie bei allen ERP-Systemen lassen sich nicht immer alle notwendigen Funktionsbereiche aus einer Quelle beziehen. Die Mischung aus Private-Cloud und Public-Cloud ist demnach die beste Wahl, denn bei dem Hybrid-Modell wird das Rechenzentrum, das die Private Cloud bildet, mit skalierbaren Cloud-Diensten einer Public Cloud kombiniert. Der Cloud-Kunde kann seine eigenen Ressourcen und Anwendungen nutzen und bei Bedarf zusätzliche Rechenleistung vom Cloud-Provider abrufen. Er muss dabei seine eigene Infrastruktur also nicht aufrüsten.

ERP-Einführung

S4B: Die Auswahl und die Einführung eines neuen ERP-Systems gelten als enorme Herausforderungen. Wie lässt sich die Komplexität im Auswahlprozess reduzieren?
Henrik Hausen: Im Prinzip relativ einfach: durch die Besinnung auf das Wesentliche. Oftmals werden bei der Auswahl Begehrlichkeiten geweckt, die dem eigentlichen Anforderungsprofil der Kunden nicht gerecht werden. Deshalb empfiehlt es sich, darauf zu achten, dass das Unternehmen integrierte Prozesse neben dem Tagesgeschäft überhaupt umsetzen kann – insbesondere dann, wenn diese erstmals implementiert werden. Erst danach kann sukzessive mit deren Optimierung begonnen werden. Es ist daher nicht immer sinnvoll, sich für den Lösungsanbieter zu entscheiden, der die Prozesse lediglich einführt, sondern für den, der langfristig gesehen der richtige Partner ist. Es zählt das richtige Gesamtpaket, bestehend aus dem richtigen Produkt, einer guten Beratung sowie einer Zukunftsperspektive gepaart mit hoher Investitionssicherheit.

S4B: Wie sehen die wesentlichen Einflussfaktoren für ein erfolgreiches ERP-Projekt auf der Anwenderseite aus?
Henrik Hausen: Die Anwender sollten bereit sein, sich mit ihren Prozessen zu beschäftigen. Zudem hilft es, wenn die Unternehmen willens sind, neue Prozesse zu etablieren. Sie sollten dafür genügend Zeit einplanen. Unter Zeitdruck zu arbeiten, war noch nie von Vorteil. Und: Wer kennt die Prozesse besser, als diejenigen, die sie durchlaufen? Daher heißt es, wichtige Mitarbeiter aus den Fachbereichen einzubinden. Sie geben in der Regel gutes Feedback. Zusammen mit Entscheidungskompetenz und Projekterfahrung sind das die Punkte, die ein ERP-Projekt erfolgreich machen.

S4B: Und welche Einflussfaktoren sind bei der Auswahl eines Anbieters entscheidend?
Henrik Hausen: Das Wichtigste bei einem Anbieter ist dessen Erfahrung. Sie untermauert seine Kompetenz. Zusammen mit entsprechenden Referenzen kann er so Nachweise liefern, dass er in der Lage ist, um ERP-Projekte erfolgreich umzusetzen. Ein ganz wichtiger Punkt, der leider oft unterschätzt wird, ist die Beziehung zwischen Projektleiter und Team auf der Anbieterseite sowie dem Team auf Kundenseite. Insbesondere im Mittelstand ist dies ein kritischer Faktor. Stimmt die Chemie nicht, macht das ein ERP-Projekt ungleich schwerer. Stimmt sie, lässt sich viel erreichen und die Energie fließt ins Projekt und geht nicht in unnötigen Diskussionen oder Differenzen verloren.

S4B: Wie lässt sich die Einführungszeit eines neuen ERP-Systems reduzieren?
Henrik Hausen: Durch gute Vorarbeit. Der Kunde sollte die Ist-Prozesse kennen und diese ordentlich dokumentieren. Ideal ist es, wenn er darüber hinaus Ideen hat, wie die Prozesse später aussehen sollen. Falls der Berater andere Lösungsansätze hat, sollte der Kunde diesen nach Möglichkeit offen gegenüber stehen, auch wenn sie ungewöhnlich sein mögen oder beim Kunden womöglich ein Umdenken erfordern. Daher ist die Rückendeckung durch das Management ungemein wichtig. Sie gibt den Mitarbeitern die Richtung vor und bringt zugleich die Dringlichkeit zum Ausdruck, die ein solches Projekt beansprucht. Und: Es sollten genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, sowohl beim Kunden als auch beim Anbieter.

S4B: Wie können in Bezug auf die Einführungszeit und auf das Update der Releases ERP-Lösungen aus der Cloud punkten?
Henrik Hausen: Cloud-Lösungen haben den Vorteil, dass die Updates über Nacht eingespielt werden. Individuelle Anpassungen und aufwendige Vorarbeiten sind nicht notwendig, Kosten fallen nicht an. Auch Systemausfälle durch das Einspielen eines neuen Release gibt es nicht. Im Gegenteil: Das Update steht allen im Unternehmen zeitgleich zur Verfügung. Somit greifen alle Anwender permanent auf dieselbe Software zu. Ein weiterer Pluspunkt: Das Update-System wird dem Kunden rund vier Wochen vor dem eigentlichen Update-Vorgang zur Verfügung gestellt. Das lässt Zeit zum Testen. Ist alles gut, gibt der Kunde das Update frei. Wünscht er Anpassungen, lassen sich diese zeitnah ausführen.

Rainer Huttenloher