Software und Strategien für den erfolgreichen Mittelstand

ERP und Business Intelligence

Tandem für den Unternehmenserfolg

Quelle: Sage

Die Beschleunigung der Unternehmensprozesse verlangt ein immer schnelleres Handeln aller Beteiligten. Business-Anwendungen wie ERP-Software können Fach- und Führungskräfte dabei an vielen Stellen wirkungsvoll unterstützen. Allerdings kann das durch diese Digitalisierung der Abläufe ausgelöste Datenwachstum auch zum Problem werden. Nur die geeignete Kombination mit BI-Lösungen gilt daher als Garantie für den Unternehmenserfolg – so die Strategie stimmt.

Schneller Handeln

Die Beschleunigung der Unternehmensprozesse verlangt ein immer schnelleres Handeln aller Beteiligten. Business-Anwendungen wie ERP-Software können Fach- und Führungskräfte dabei an vielen Stellen wirkungsvoll unterstützen. Allerdings kann das durch diese Digitalisierung der Abläufe ausgelöste Datenwachstum auch zum Problem werden. Eine aktuelle Untersuchung der Aberdeen Group zeigt:

•    47 Prozent der mittelständischen Unternehmen sind der Meinung, dass zu viele Entscheidungen basierend auf fehlerhaften oder unvollständigen Daten getroffen werden.
•    90 Prozent der Entscheidungsträger in mittelständischen Unternehmen haben die Informationen nicht zu dem Zeitpunkt zur Hand, zu dem sie diese benötigen.
•    27 Prozent der mittelständischen Unternehmen finden, dass die Daten zu fragmentiert und zu verstreut sind, um sich ein klares Bild über das Business verschaffen zu können.

Dass es auch anders geht, belegt eine weitere Untersuchung der Aberdeen Group, wonach Organisationen mit Zugang zu Finanzergebnissen in Echtzeit in 86 Prozent der Fälle in der Lage sind, Informationen rechtzeitig für die Entscheidungsfindung zu liefern. Der Unterschied zwischen diesen unterschiedlichen Wahrnehmungen ist ein Resultat der eingesetzten Informationstechnologie.

BI-Tools für neue Wahrheiten

Quelle: Sage

Die in den meisten Firmen genutzten operativen Systeme, wie ERP-, CRM- oder Buchhaltungs-Software, sind in der Regel nicht dafür optimiert, große Datenmengen zusammenzuführen und unter bestimmten Aspekten auszuwerten. Diese Aufgabe übernehmen sogenannte Business-Intelligence-(BI-)Anwendungen. Da diese Systeme jedoch in der Vergangenheit so komplex waren, dass sie nur mit erheblichem technischen und personellen Aufwand betrieben werden konnten, behalfen sich viele – vor allem kleine und mittelständische – Unternehmen (KMU) mit Auswertungen in Form von Excel-Tabellen.

Die Folge war oftmals, dass jede Abteilung ihre eigene „Wahrheit“ hatte. Inzwischen jedoch bieten viele ERP-Hersteller, so auch Sage, eigene BI-Module zur Ergänzung ihrer Business-Anwendungen an und unterstützen die einfache Integration von Drittanbieter-Lösungen. Damit haben auch KMU schnellen Zugriff auf aussagekräftige und nachprüfbare Zahlen – und eine gemeinsame Wahrheit in Form von unternehmensweit gültigen Kennzahlen. Davon profitieren beispielsweise Start-ups auf Investorensuche ebenso wie eingeführte Unternehmen, die in neue Technologien und Märkte investieren wollen. Denn wer die Einhaltung bestimmter, mit den Geldgebern vereinbarter Kennzahlen im laufenden Geschäft jederzeit in Echtzeit überprüfen und ggf. kurzfristig gegensteuern kann, bevor es zu einem ernsten Problem kommt, tut sich leichter, potenzielle Investoren zu überzeugen.

Dabei macht sich nicht nur die höhere Transparenz als solche bemerkbar, sondern auch deren positiver Effekt auf die Geschäftstätigkeit. So kommt die Aberdeen Group in einer Studie aus dem Jahr 2015 zu dem Schluss: „Unternehmen mit einem integrierten ERP- und BI-System können ihre Prozessdurchlaufzeiten um 55 Prozent straffen.“
Ein weiterer Vorteil der Kombination aus modernen ERP- und BI-Lösungen besteht in ihrer einfachen Handhabung. Fachabteilungen sind in der Lage, die von ihnen benötigten Daten selbst abzurufen und zu analysieren. Das entlastet die IT-Abteilung und führt sowohl zu einer schnelleren Bereitstellung der entscheidungsrelevanten Daten für Standardauswertungen als auch zu neuen Möglichkeiten, individuelle Abfragen zu kreieren, ohne dafür einen IT-Auftrag erstellen zu müssen. Anders ausgedrückt: Fach- und Führungskräfte können mit den Daten „spielen“. Dabei entdecken sie mit Hilfe von Verfahren zur Mustererkennung neue Möglichkeiten, die darin verborgenen Informationen in wirtschaftlichen Mehrwert für das Unternehmen umzumünzen.

Eine zentrale Rolle spielen dabei neue Techniken und Tools zur Visualisierung von Daten. Mit grafischen Dashboards und interaktiven Berichten erhalten Führungskräfte und Anwender einen Echtzeitüberblick zu den für sie relevanten Unternehmenskennzahlen, ohne lange in Zahlenkolonnen suchen zu müssen. So gewinnen sie beispielsweise auch die nötige Zeit, um sich mit Mustererkennung oder „What-if-Analysen“ zu beschäftigen, die wertvolle Informationen für strategische Entscheidungen, aber auch für die Optimierung operativer Prozesse liefern können.

Mobile BI

Angesichts der zunehmenden Mobilisierung der Unternehmensprozesse versteht es sich fast von selbst, dass integrierte ERP- und BI-Lösungen auch unterwegs nutzbar sein müssen. Damit der Zugriff per Notebook, Smartphone oder Tablet-PC praktischen Nutzen entfaltet, ist es jedoch erforderlich, die Berichte so zu gestalten, dass sie nur die unterwegs wichtigen Daten liefern – und das in einer dem jeweiligen Medium angepassten Form. Konkret bedeutet das oftmals: weniger ist mehr. Wichtiger als die Menge der Informationen ist ihre Fokussierung auf den jeweiligen Einsatzzweck.

Die steigende Bedeutung der Unternehmensdaten für den reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse stellt auch neue Anforderungen an die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Abteilungen innerhalb des Unternehmens und über Unternehmensgrenzen hinweg. Hier können moderne Kombinationen aus ERP und BI einen wesentlichen Beitrag leisten. Mit rollenbasiertem Zugriffs-Management stellen sie sicher, dass Unternehmen effizient und effektiver zusammenarbeiten und dabei Schutz und Sicherheit der Daten gewährleistet sind. So trägt die Kombination aus ERP und BI zur Werterhaltung und -steigerung sowie zur Compliance des Unternehmens gleichermaßen bei. (rhh)

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