Software und Strategien für den erfolgreichen Mittelstand

Lösung für einen Großhandelsprofi

Automatisierte Abläufe

Quelle: Proalpha/hawo

Lösungen für Profis – ganz nach diesem Firmenmotto vertreibt der hessische Großhändler hawo alles, was in oder an Haus und Wohnung gebraucht wird: vom Bodenbelag über Farben und Dämm-Material bis hin zu Zierleisten und Zubehör. Neben regionalen Handwerksbetrieben beliefert hawo täglich zwölf eigene Filialen von der Heppenheimer Zentrale aus. Verzögerungen kann und will sich hawo dabei nicht leisten. Denn die Maler, Bodenleger, Gipser oder Raumausstatter benötigen die Ware in aller Regel pünktlich.

Entlastung

Die ERP-Software proALPHA deckt dabei sowohl das Filial- als auch das Großhandelsgeschäft effizient ab und sorgt so dafür, dass hawo selbst in Stoßzeiten bestellte Ware meist noch am selben Tag liefern kann. Darüber hinaus erhalten die Außendienstmitarbeiter via Web-Portal genau die Informationen, die sie für ihre Kundentermine benötigen. Und: Dank der integrierten Materialwirtschaft herrscht auch im chaotischen Lager Ordnung. Die Vorgabe bei hawo lautet: Bestellt ein Kunde oder eine Filiale bis 7:30 Uhr am Morgen, wird die Ware noch am selben Tag geliefert. Um dem nachzukommen, nutzt der Großhändler dafür nahezu die gesamte Bandbreite der Anwendungen: vom Vertrieb über Einkauf, Materialwirtschaft, Finanzbuchhaltung, chaotische Lagerhaltung bis hin zum Service. Mittels der ERP-Komplettlösung managt hawo 8.000 gelistete Kunden, 20.000 Quadratmeter Lagerfläche, über 1.000 Tapetenarten oder die 10.000 Paletten-Stellplätze für Farben und Lacke.

Kurzum: hawo ist durchorganisiert. Die automatisierten Geschäftsabläufe zahlen sich aus. Der Pro-Kopf-Umsatz ist überdurchschnittlich hoch. Darüber hinaus lassen sich die Prozesse sowohl des Filial- und damit des Ad-hoc-Geschäfts als auch die des Großhandelsgeschäfts in proALPHA abbilden. Mit dem alten System ging das nicht.

Einen Quantensprung machte hawo im Bereich der Filialsteuerung. Die Filialen bieten auf einer Fläche zwischen 600 und 1.200 Quadratmetern zwar ein Kernsortiment an, es gibt jedoch regionale Unterschiede. So benötigt die Filiale in Karlsruhe beispielsweise mehr Dachfarbe, weil dort mehr Dachbeschichter angesiedelt sind. Mit der neuen Software kein Problem. Alle Abverkäufe sind genau verzeichnet. Ist der Mindestbestand eines Artikels erreicht, wird automatisch nachbestellt. Unvorhersehbare Ad-hoc-Bestellungen übermitteln die Filialen separat an die Heppenheimer Zentrale. Diese liefert die Ware je nach Bestellzeit noch an demselben Tag, spätestens jedoch tags darauf.

Daneben erlaubt die Disposition auch die automatische Abwicklung von Aufträgen über einen bestimmten Zeitraum. Ein Beispiel: Ein Handwerksbetrieb kündigt ein Großobjekt an, für das er innerhalb einer Bauzeit turnusmäßig eine große Menge Farbe benötigt. Der entsprechende Sachbearbeiter hinterlegt in der Software daraufhin die folgende Bestellung: Zusätzlich zu der sonst üblichen Standard-Bestellmenge der Farbe X werden für den Kunden Y von Juli bis Oktober monatlich weitere 50 Dosen benötigt. Diese werden vom System ebenfalls automatisch disponiert.

„Die automatisierten Abläufe entlasten unsere Filialleiter enorm“, so Ralf Winkler, Geschäftsführer der hawo GmbH. „Um das Kernsortiment müssen diese sich eigentlich nicht mehr kümmern. Das macht proALPHA quasi im Alleingang.“ Da die Filialleiter darüber hinaus auch die Ad-hoc-Bestellungen schneller abwickeln können, sparen sie in Summe viel Zeit, und es ist in den Filialen immer ausreichend Ware verfügbar.

Mit der neuen Lösung ist aber nicht nur die Ware verfügbar, auch die Informationen fließen. So ist der Außendienst über ein Web-Portal angebunden – unabhängig davon, welches Endgerät die 17 Außendienstmitarbeiter nutzen oder wo sie sich gerade befinden. Das Web-Portal ist vollständig in die Software integriert. Deshalb gibt es keine redundanten Daten oder weitere Systeme und Schnittstellen, die zu pflegen und zu warten wären.

Über die individuell konfigurierte Web-Anwendung erhalten die Außendienstmitarbeiter von hawo genau die Informationen, die sie für ihre anstehenden Kundentermine benötigen: aktuelle Kontaktdaten, den Status im Vertriebsprozess bis hin zur gesamten Kundenhistorie. Während des Kundengesprächs vor Ort ermöglicht die Web-Anwendung außerdem ein direktes Arbeiten im ERP-System. So können die Mitarbeiter die Kontaktdaten nicht nur überprüfen, sondern auch pflegen. Sie können Notizen hinterlegen, Merkmalseiten ändern oder Fragen zu Produkten, Preisen, Beständen, bestehenden Angeboten und ausstehenden Lieferungen klären. Auch die Touren planen sie über das Portal, indem sie sogenannte Tagesreisebögen nutzen und diese als Vertriebsaktion direkt in der Software anlegen. „Über das Web-Portal ist unser Außendienst optimal angebunden“, erklärt Jens Buchmann, Leiter Informationstechnologie/CIO hawo GmbH

Lager chaotisch, aber ordentlich

Durchorganisiert ist hawo auch im Lager. Obwohl dieses chaotisch angelegt ist, herrscht dort Ordnung. Jede Warenbewegung ist in der Software dokumentiert. So wissen die Mitarbeiter immer, wo sich welche Ware befindet und wie viele Einheiten davon vorhanden sind. Früher war der Lagerstandort eines Artikels nicht im System hinterlegt, weshalb die Kommissionierung oftmals mehr Zeit in Anspruch nahm.

Darüber hinaus kommissionieren die Mitarbeiter heute sehr schnell. Dafür lagert hawo die Ware rechtzeitig um. Die Software meldet es, wenn ein Artikel „ausgeht“ und ein Mitarbeiter eine Vorratspalette herbeischaffen muss. Zwei- bis dreimal am Tag erhalten Lagermitarbeiter deshalb sogenannte Umlagerungslisten. So stellt hawo sicher, dass zu kommissionierende Ware bereitsteht. Überdies wird auf dem Kommissionierschein ausgewiesen, wo im Lager sich die Ware befindet. Das spart dem Mitarbeiter das Suchen und somit viel Zeit. „Dank proALPHA sind wir immer lieferfähig“, betont Ralf Winkler, Geschäftsführer hawo GmbH.

Ein schöner Nebeneffekt: Da jede Lagerbewegung nach Datum, Art, Menge und Wert protokolliert ist, führt hawo im laufenden Betrieb zugleich eine permanente Inventur durch und muss die Bestände am Jahresende nicht mit hohem manuellen Aufwand extra erfassen.  (rhh)

Hier geht es zu Proalpha

Highlights

Zu den Highlights der Anwendung zählen:

Voll integrierte ERP-Lösung mit stringenter Prozesslogik
Hoher Automatisierungsgrad
Zentraler Zugriff auf Daten und Dokumente
Optimale Steuerung des Filialgeschäfts
Anbindung des Außendiensts via Web-Portal
Effiziente Lager- und Logistikprozesse inklusive chaotischer Lagerverwaltung.