Software und Strategien für den erfolgreichen Mittelstand

ERP-Einführungsmethoden im Vergleich

ERP-Software schnell und erfolgreich einführen

Frank Siewert: „Es gibt unterschiedliche Wege zum Ziel, wenn die Einführung eines ERP-Systems ansteht.“ Quelle: Comarch

Unternehmen, die eine neue ERP-Software einführen, wollen so bald wie möglich von den Vorteilen profitieren. Häufig gilt es, in kurzer Zeit eine tragfähige Lösung zu implementieren, die langfristig auf die Zukunft ausgerichtet ist. Diese Ziele stellt der IT-Dienstleister Comarch bei Software-Implementierungen in den Fokus: schnelle Einführung und nachhaltiger Nutzen. Dabei stehen verschiedene Einführungsansätze zur Wahl.


Lasten-/Pflichtenheft

Es führen unterschiedliche Wege zum Ziel, wenn die Einführung eines ERP-Systems ansteht. Je nach Situation und Präferenz des Anwenderunternehmens gilt es, die zielführende Einführungsmethode gemeinsam auszuwählen.

Aus der langjährigen Erfahrung in zahlreichen Software-Einführungen sowohl als Berater als auch als Projektleiter (bei Marktführern oder auch bei Start-Ups) hat sich eines herauskristallisiert: „Es gibt nicht den einen goldenen Weg für alle, denn jedes Einführungsprojekt ist anders.“ Trotzdem gilt es, Standards einzuhalten. Deshalb wurden bei Comarch vier standardisierte Einführungsmethoden definiert, nach denen die Einführungsprojekte realisiert werden.

Im Lastenheft legt der Auftraggeber alle seine Anforderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers fest. Unternehmen beschreiben also detailliert, wie die neue Software funktionieren soll. Der Status quo, das neue Konzept, Schnittstellen, Anforderungen und Lieferumfang sind ebenso wie Abnahmekriterien im Lastenheft festgehalten. Das Lastenheft erstellt der Auftraggeber folglich ohne Beteiligung des ERP-Herstellers (bzw. ERP-Partners).

Das Pflichtenheft zeigt den Lösungsansatz des Auftragnehmers inklusive Antworten auf alle Anforderungen des Lastenheftes. Dieses Pflichtenheft gestaltet man in aller Regel bereits sehr praxisorientiert, d.h. ganz nah an den Produkten. Das Pflichtenheft ersetzt nach Abnahme des Auftraggebers die zu realisierenden Anforderungen des Lastenhefts und ist danach die alleinige Basis für die zu liefernde Leistung. Mit der Abnahme des Pflichtenhefts ist die Planungsphase des Projektes beendet und es beginnt die Realisierungsphase mit unserem normalen Change-Request-Verfahren.

Einsatzanalyse

Die Einsatzanalyse stellt eine Kombination aus Lasten- und Pflichtenheft dar. Bei diesem Verfahren werden die Anforderungen gemeinsam vom Auftraggeber und -nehmer in Form der Einsatzanalyse erstellt. Die Einsatzanalyse stellt die Planungsphase dar und es folgt danach, analog zur Einführung nach Lasten-/Pflichtenheft, die Realisierungsphase, ebenfalls mit dem bereits bekannten Change-Request-Verfahren.

Ein „Prototyp“ wird als Entwurf für ein Gesamtprojekt entwickelt. Der Prototyp stellt bereits ein lauffähiges Stück Software dar. Mit dem Prototyp ist der Anwender in der Lage, die typischen Prozesse seiner Branche in der Software darzustellen.

Nach der Erstellung des Prototyps erfolgt die Individualisierung inklusive der Datenübernahme und der Schnittstellenentwicklung. Die Prototyp-Methode zeigt schnell Erfolg, ist also für das Projektteam sehr motivierend.

Außerdem werden durch die enge Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und -nehmer in dieser Prototyp-Erstellungsphase dem Auftraggeber die Vorteile und die Philosophie der Lösung verständlich, so dass die eine oder andere Modifikation unnötig wird. Diese Tatsache spart dem Auftraggeber Zeit und Geld und ist damit der größte Vorteil dieser Methode. Die Einführung wird also schneller und günstiger, was sich auch positiv auf die späteren Pflegekosten und die Release-Fähigkeit der Lösung auswirkt.

Business Scrum

Gegenüberstellung der verschiedenen ERP-Einführungskonzepte. Quelle: Comarch

Bei Business Scrum handelt es sich um einen sehr modernen Ansatz zur Projekteinführung. Diese Methode ist bereits seit längerem aus der Standardsoftwareentwicklung bekannt. Business Scrum erfolgt in Projektsituationen, die am Anfang als zu komplex für eine Einführung nach anderen Methoden erscheinen. Dabei verfolgt Business Scrum den folgenden Ansatz:

Auf einen fest definierten Zeitraum, die Projektdauer, werden Hauptbereiche wie zum Beispiel Vertrieb, Lager, Disposition etc. definiert. Zu den Hauptbereichen werden einzelne, jeweils gleichlange Steps, die sogenannten Sprints, definiert, in denen die Anforderungen des Hauptbereiches bearbeitet werden. Nach jedem Sprint werden die Ergebnisse festgehalten und dokumentiert. Dabei werden alle Projektbeteiligten über die Fortschritte informiert.

Im nächsten Sprint wird das Teilprojekt fortgesetzt. Diese Arbeitsweise spiegelt den iterativen Prozess wieder. Bei der Einführung nach Business Scrum wird folglich die Projektdauer – und damit der Aufwand – fixiert und nicht der Funktionsumfang. Diese Tatsache gibt Budget- und Planungssicherheit, ist aber aufgrund der nicht fest definierten Funktionalität nur etwas für mutige Kunden, die dem Auftragnehmer vertrauen und hinsichtlich ihres Geschäftsmodells in erster Linie schnell sein müssen oder wollen.

Hierin liegt auch der Grund dafür, dass sich meistens Kunden aus dem Onlinehandel für diese Methode entscheiden, da es gerade in dieser Branche durch die gebotene Schnelligkeit um die Sicherung von Marktanteilen geht.
Auf der Basis dieser Gegenüberstellung können Unternehmen jetzt entscheiden, welche Einführungsmethode der individuellen Situation am besten entspricht und welche Vor- und Nachteile wie stark gewichtet werden.

Frank Siewert

Vorstand Vertrieb bei der Comarch Software und Beratung AG