Software und Strategien für den erfolgreichen Mittelstand

Im Interview: Lothar Steyns, geschäftsführender Gesellschafter der SUMMIT IT CONSULT

Die Rolle der HR-Lösung bei „ERP2020“

Lothar Steyns, geschäftsführender Gesellschafter der SUMMIT IT CONSULT; Quelle: SUMMIT IT CONSULT

„Wer heutzutage ein zukunftssicheres ERP-System einsetzt, der sollte auch die Aspekte abgedeckt haben, die im Bereich „Human Resources“ (HR) anfallen.“ So lautet die Einschätzung von Lothar Steyns, dem geschäftsführenden Gesellschafter der SUMMIT IT CONSULT GmbH zum Thema ERP2020 gegenüber dem Midrange Magazin (MM). Generell machen die neuen Marktanforderungen, wie zum Beispiel Industrie 4.0, vor den Unternehmen nicht halt. Da erscheint es beruhigend, wenn man so wichtige Themen wie HR im „sicheren Fahrwasser“ hat.

Relevanz

MM: Wie schätzen Sie die Relevanz von integrierter Unternehmenssoftware ein?
Steyns: Eine leistungsstarke Software, ausgerichtet an der Unternehmensstrategie, ist von entscheidender Bedeutung für den Unternehmenserfolg sowie die Positionierung des Unternehmens am Markt und im HR-Umfeld. Früher gab es viele Inhouse-Lösungen, die aber selten miteinander verbunden waren. Sie hatten den Vorteil, dass spezielle Lösungen mit guter Leistungsfähigkeit für die einzelnen Bereiche zum Einsatz kamen. Das Problem waren die Schnittstellen untereinander. Im nächsten Schritt versuchte man über Komplettlösungen, die vom ERP über das HR bis zur Finanzbuchhaltung und zum Controlling reichten, mehr Effizienz zu erzielen.

MM: Welche Nachteile hatte diese Konstellation?
Steyns: Wenn zwar alles mehr oder weniger abgedeckt wird, aber die immer notwendiger werdenden speziellen Features fehlen, um zum Beispiel das Human Capital gesamtheitlich managen zu können, ist dies keine optimale Lösung. Das Problem wurde immer deutlicher, je höher der Wettbewerbs-, Kosten- und Leistungsdruck in den einzelnen Bereichen wurde. In den letzten Jahren setzte sich daher ein klar erkennbarer Trend zu leistungsstarken Speziallösungen immer mehr durch. ERP-Lösungen umfassen das klassische Anforderungsportfolio aus dem Warenwirtschaftsbereich und dem Finanzbereich.

MM: Wie stellt sich die Situation bei den HR-bezogenen Aufgaben dar?
Steyns: Der HR-Bereich wird immer häufiger durch Speziallösungen und von HR-Spezialisten abgedeckt. Nicht nur im klassischen Mittelstand ist dieser Trend erkennbar, sondern auch in Großunternehmen mit mehreren Tausend Mitarbeitern. Entscheidend für diesen Trend sind neben den enorm hohen Kosten einer integrierten Version häufig deren mangelnde Flexibilität und die fehlende Abdeckung über alle HR-Bereiche hinweg. Unternehmenslenker haben hier schnell das Defizit erkannt und streben immer öfter eine leistungsfähige, gesamtheitliche Speziallösung an. Deckt diese doch neben der klassischen Entgeltabrechnung auch die Bereiche Personalmanagement, Rekrutierung, Personalentwicklung usw. bis hin zur Personalzeitwirtschaft und Reisekostenabrechnung komplett ab.

MM: Wie müssen die Interfaces der Programme gestrickt sein, damit alles „passt“?
Steyns: Das alte „Schnittstellenproblem“ ist heute aufgrund der modernen Technologie und der Server-Schnittstellen kein Thema mehr. Darüber hinaus versetzt es die Verantwortlichen in die Lage, moderne Leistungen, wie etwa eine Outsourcing-Lösung, komplett einzubinden. Gerade für Nutzer spezieller Softwarepakete, wie zum Beispiel SAP-Kunden, bedeutet es einen unschätzbaren Vorteil, die Kostenstruktur – zumindest in diesem Bereich – zu optimieren.

MM: Welche Funktionalitäten muss eine zukunftssichere ERP-Software im Personal- und Lohnabrechnungsbereich bieten?
Steyns: Im Mittelstand und in kleineren Firmen gab es seit jeher mehrere Speziallösungen für die einzelnen Bereiche, mit den gegebenenfalls bereits in Ihrer ersten Frage angesprochenen Problemen. Aber eine Lohnabrechnung allein reicht heute nicht mehr aus. Der demographische Wandel, der Fachkräftemangel und die allgemein gestiegenen Anforderungen im HR-Bereich selbst stellen die Manager vor immer neue Hürden, die es zu überwinden gilt. Um hier wettbewerbsfähig und für Bewerber attraktiv zu sein, erfordert es daher in vielen Unternehmen eine komplette Analyse und Neuausrichtung des HR-Umfelds. Auch für die HR-Mitarbeiter bedeutet dies einen enormen Wandel ihres Arbeitsumfelds – weg vom Abrechner hin zum Personalmanager, der alle Facetten von der Rekrutierung über die Personalentwicklung bis hin zur klassischen Lohnabrechnung beherrscht.

Status Quo

MM: Wie sieht der Status quo aus?
Steyns: Um den heute geforderten hohen Leistungsumfang im HR-Bereich abdecken zu können, haben sich die ERP-Anbieter zu strategischen Partnerschaften mit HR-Unternehmen entschlossen. Das erweist sich in den meisten Fällen schon mal als ein guter Schritt. Aber viele ERP-Anbieter suggerieren ihren Kunden und Interessenten häufig, dass nur mit ihnen als Partner eine integrierte Lösung möglich ist.

MM: Inwieweit stimmt diese Einschätzung?
Steyns: Sie ist meist falsch! Es mag vereinzelt Speziallösungen geben, wie zum Beispiel im Baugewerbe, die zwingend auch eine spezielle Lösung aus dem Baulohnbereich mit Schlechtwettergeld etc. enthalten. Leider bringt dies aber keine Garantie, an einen integrierten Partner für den HR-Bereich geraten zu sein. Allein aufgrund des immer schneller und komplizierter werdenden Abrechnungsbereichs, des ständig wichtiger werdenden elektronischen Meldewesens und/oder der gegebenenfalls fehlenden Experten im eigenen Haus, kann zum Beispiel eine ASP-Lösung (Application Service Providing bis hin zum Full Service Providing) eine perfekte Alternative sein. Die heute notwendigen Lösungsbereiche im HR-Umfeld reichen von der Rekrutierung, der Personalentwicklung und Weiterbildung über die elektronische Personalakte, eine Personaleinsatzplanung, eine Personalzeitwirtschaft und Reisekostenabrechnung bis hin zur Entgeltabrechnung.

MM: Wo sehen Sie die Vorteile einer solchen Lösung?
Steyns: Ganz klar in der Leistungsfähigkeit und bei den Kosten. Leider wird der Gesetzgeber nicht müde, gerade im Personalwesen mit neuen Meldeverfahren, Verordnungen und gesetzlichen Änderungen die Personaler permanent mit neuen Anforderungen zu konfrontieren. Diese Neuerungen ziehen oft 1 bis 2 Release-Wechsel pro Jahr nach sich und häufig kleinere Updates, um die geforderten Änderungen umsetzen zu können. Für die Fachabteilungen sowohl im EDV- als auch im HR-Umfeld bedeuten diese ständigen Softwareaktualisierungen permanenten Mehraufwand, da sie einzuspielen, nachzuarbeiten und gegebenenfalls neu zu parametrieren sind.

MM: Welche Vorteile bietet der Einsatz einer eigenständigen HR- und Lohn-Lösung?
Steyns: Zu den Vorteilen einer eigenständigen HR-Lösung zählen neben Punkten wie Leistungsstärke, Flexibilität und ganzheitliche Prozesslösung für alle HR-Felder auch die Kostenvorteile. Und noch etwas darf man nicht vergessen: die Anbieterunabhängigkeit.

MM: Können Sie dazu ein Beispiel aus der Praxis nennen?
Steyns: Ja, aus unserer Lösung bedienen wir Schnittstellen unterschiedlicher ERP-Anbieter, angefangen von SAP über oxaion, Microsoft Dynamics, Proalpha, Comarch, Soft M etc. Der Interessent hat die freie Wahl, aus allen HR-Lösungen nicht nur die von ihm gewünschte Software auszuwählen, sondern auch deren Nutzungsform, sei es als Inhouse- und/oder Outsourcing-Lösung samt gewünschter Servicetiefe. Sie reicht vom reinen Hosting (ASP) inklusive Release-Abwicklung und Hotline-Service über diverse BSP-Levels bis hin zum Full Service. Selbstverständlich ist auch ein Mix möglich. Zum Beispiel nutzen unsere Kunden die Bereiche Entgelt, Personalkostenplanung und Personalzeitwirtschaft als Full-Service-Lösung und den Personalmanagement-Bereich bearbeiten sie im ASP-Level komplett selbst.

MM: Wie lassen sich die Entwicklungen im ERP- und im HR-Bereich „synchronisieren“?
Steyns: Unabhängig von allen Entwicklungen, Veränderungen oder sogar Neuausrichtungen im ERP-Umfeld bleibt der HR-Bereich konstant und leistungsfähig und ist ein langfristiger Partner und Garant für die Umsetzung der Unternehmensstrategie im Personalwesen. Des Weiteren ist eine schnelle Unterstützung im Bedarfsfall, zum Beispiel beim Ausfall eigener Mitarbeiter, bei einer ASP-Lösung kein Problem. Weitere Punkte, die für die Einbindung eines externen Dienstleisters sprechen, sind die Kombination aus langjähriger Erfahrung und tiefgreifendem Verständnis im HR-Bereich, die Verwendung fortschrittlicher Technologieplattformen in Verbindung mit einem umfassenden Portfolio aus flexiblen HR-Dienstleistungen.

Eigenständigkeit

MM: Wie lassen sich eigenständige Lohn- und HR-Systeme in ERP-Systeme – möglichst nahtlos – integrieren?
Steyns: In der heutigen Zeit verfügen alle namhaften Systeme über leistungsfähige Schnittstellen für den programmtechnischen Datenaustausch, sei es für die Übergabe der Mitarbeiterdaten an die im ERP-System laufende BDE (Betriebsdatenerfassung) oder der Leitstand Lösung oder für die Übergabe der Entgeltdaten in die ERP-Finanzbuchhaltung oder an das Controlling. In unserer Lösung arbeiten wir mit „Release-unabhängigen“ Server-Schnittstellen, das heißt, wir stellen die erforderlichen Daten in einem abgestimmten Format zur Verfügung und die „ERP-Lösung“ liest die Daten ein bzw. liefert uns Daten aus der BDE etc. Gerade aber was diesen Bereich betrifft, herrscht häufig eine große Unsicherheit, die aber meist nur verkaufsstrategische Hintergründe hat. Lassen Sie sich dadurch nicht zu einer falschen Entscheidung verleiten. Schauen Sie sich Ihren Lösungsanbieter genau an, vergleichen Sie sein Lösungsportfolio und lassen Sie sich Ihren individuellen Maßanzug von Spezialanbietern aus dem HR-Bereich zusammenstellen. Dann vergleichen Sie die Angebote und die damit verbundenen Kosten für Einführung, Schulung etc. sowie die Folgekosten – zum Beispiel für Wartung und Hotline – mit der angebotenen „Komplettlösung“. Last but not least schauen Sie sich die angebotene Lösung in einem Kundenumfeld persönlich an. Ein seriöser Anbieter hat nichts zu verbergen und seine Kunden geben gerne und bereitwillig Auskunft.

MM: Welche Vorteile bringt eine Optimierung bestehender ERP-Systeme über cloudbasierte HR-Lösungen?
Steyns: Mit Industrie 4.0 adressieren viele Anbieter, aber auch die Fachleute, eine neue industrielle Revolution. Ist dem nur annähernd so, und ich persönlich denke, es wird umfangreicher und komplexer als wir heute ahnen, bedeutet dieser Umbruch neue ERP-Versionen oder -Module und ganz viel Veränderung. Glücklich schätzen kann sich dann dasjenige Unternehmen, das ein stabiles und leistungsfähiges HR-System im Hintergrund hat und sich nur um diese neue „Baustelle“ kümmern muss.

MM: Wie weit gehen die Integrationsmöglichkeiten bei derartigen Ansätzen?
Steyns: Im digitalen Zeitalter werden Bereiche wie der Online-Auftritt eines Unternehmens, sein Agieren im Social Web und sein Image im Markt immer wichtiger. Entscheidend für ein Unternehmen ist weiterhin, wie gut seine erfolgreiche Positionierung im Markt, bei Interessenten, aber auch bei Bewerbern und den eigenen Mitarbeitern gelingt. Nehmen wir den Bereich Rekrutierung. Gerade junge talentierte Bewerber/innen erwarten eine ansprechende Homepage sowie ein aussagekräftiges und modernes Bewerberportal. Mit einem modernen Bewerbermanagement platzieren Sie gekonnt und ansprechend die Vorzüge Ihres Unternehmens und die Vorzüge Ihrer ausgeschriebenen Stellen. Auf Knopfdruck kann der/die Bewerber/in sich bewerben, seine/ihre notwendigen Daten eintragen und seinen/ihren Lebenslauf, Zeugnisse und Zertifikate hochladen. Damit nimmt der elektronische Prozess seinen Gang: Eingangsmeldung an die Personalabteilung, Eingangsschreiben an den/die Bewerber/in, Weiterleitung durch das Unternehmen zur angeforderten Stelle, Durchführung des Auswahlverfahrens etc. etc. bis zur Einstellung bzw. Absage. Selbstverständlich gehören hierzu alle hilfreichen Lösungsfeatures, angefangen beim Formschreiben für die einzelnen Bereiche, bis hin zur Ablage der Unterlagen bei der Einstellung in die digitale/elektronische Personalakte. Ein leistungsfähiges Personalmanagement kann jedoch noch viel mehr. Es liefert die erforderliche Unterstützung bei Personalgesprächen, Stellenmanagement, Organigramm-Erstellung, hilft Zielvereinbarungen zu überwachen und schafft mit einer ausgefeilten Wiedervorlagenverwaltung Transparenz und Übersicht. Eine integrierte Personalkostenplanung liefert Ihnen schnell und flexibel die erforderliche Hochrechnung, wo Ihre Personalkosten heute stehen bzw. wie sie sich in 3, 6, 12 oder xx Monaten verändern werden. Die leistungsfähige Entgeltabrechnung liefert Ihnen nicht nur eine korrekte Abrechnung, sondern übernimmt auch alle Facetten des „neuen“ Meldewesens und schafft durch ihre automatisierten Prozesse und Abläufe den notwendigen Freiraum für Ihre Personalmitarbeiter, damit sich diese um die wertschöpfenden Themen im Personalwesen kümmern können.

Rainer Huttenloher