Software und Strategien für den erfolgreichen Mittelstand

Christian Horak, Global VP Cloud Product Marketing bei der SAP AG

Viele Vorteile sprechen für die möglichst enge Integration der Rechnungswesen-Software in das Kern-ERP-System. Doch es gibt durchaus Konstellationen, in denen Unternehmen mit einem Dritthersteller-Ansatz besser beraten sind. Im Interview mit Solutions for Business (S4B) bezieht Christian Horak, Global VP, Cloud Product Marketing bei der SAP AG, Stellung zu diesem Fragenkomplex.


Finanzbuchhaltung

S4B: Welche generellen Vorteile sehen sie für den Ansatz, die Finanzbuchhaltung in eine bestehende ERP-Software zu integrieren?

Horak: Die Vorteile hieraus sind sehr vielfältig. Aus Nutzersicht betrachtet, können zum einen Doppeleingaben vermieden und Prozesse verschlankt werden. Auch sind Stamm- und Bewegungsdaten jederzeit aktuell vorhanden. Zum anderen können alle Analysen auf Knopfdruck aktuell und in einem System mit höchster Genauigkeit erzeugt werden. Darüber hinaus gibt es für die Benutzer nur eine homogene Oberfläche, die einfach zu erlernen ist. Die gesamte Prozesskette aller Vorgänge ist in einem System „just in time“ gebündelt. Zum Beispiel bietet SAP mit SAP Business ByDesign eine integrierte ERP-Lösung, die auch eine Finanzlösung als integralen Bestandteil beinhaltet – also nicht nachträglich integriert wurde. Das bedeutet, dass bei SAP Business ByDesign unter anderem die Bereiche Finanzen, Logistik und Vertrieb bereits im Rahmen des Entwicklungsprozesses perfekt aufeinander abgestimmt werden. Aber auch für die IT gibt es zahlreiche Vorteile: Alle Themen, die aus einer Integration von mehreren Systemen entstehen, sind eliminiert. Neben automatischen Updates, Backup und Betrieb im On-Demand-Modell kann sich die IT voll auf die Benutzerunterstützung und das Customizing der Lösung konzentrieren.

S4B: Beim Datenmodell muss der Informationsaustausch in beide Richtungen, vom ERP-System zur Finanzbuchhaltung und umgekehrt, zeitnah erfolgen. Wie stellen sie das bei ihrer Software sicher?

Horak: Genau diese Thematik ist mit der Komplettlösung SAP Business ByDesign vollständig eliminiert. Alle Daten sind zu jedem Zeitpunkt konsistent vorhanden.

S4B: Welches der Systeme ist das führende, wenn in beiden Systemen Daten eingegeben werden und wie wird dann eine Synchronisation – möglichst in Echtzeit – ausgeführt?

Horak: Alle Daten in SAP Business ByDesign sind über den gesamten Funktionsumfang zu jedem Zeitpunkt konsistent. Das gilt meistens auch bei der Integration externer Systeme wie E-Commerce. Wenn diese Systeme es erlauben, werden die Daten online über Webservices eingebunden. Anfragen vom externen System werden somit zeitnah ausgeführt und liefern aktuelle Informationen. Eingaben vom externen System werden mit der gleichen Logik ausgeführt wie Benutzereingaben direkt am System – und führen zu den gleichen Prozessergebnissen. Bei dieser Webservice-Integration kann auch eine Rückmeldung über eine erfolgreiche Eingabe oder einem Prozessergebnis stattfinden. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass das externe System die moderne Form der Integration unterstützt und die Datenmodelle einander zugeordnet werden können.

Vereinheitlichung

S4B: Wie lässt sich das Problem lösen, wenn unterschiedliche Funktionalitäten zu „vereinheitlichen“ sind – wenn zum Beispiel die Finanzbuchhaltung mehr verarbeiten kann als die ERP-Software liefert ?

Horak: Im Falle von SAP Business ByDesign beinhaltet die Lösung beide Komponenten – sozusagen aus einem Guss.

S4B: Wie sieht die Situation aus, wenn die Weiterentwicklung von Rechnungswesen-Software und ERP-System nicht synchron laufen?

Horak: Durch die Nutzung eines integrierten Systems entsteht diese Problematik nicht. Bei der On-Demand-Lösung SAP Business ByDesign wird das System kontinuierlich von SAP auf dem aktuellen Stand gehalten. Der Kunde partizipiert also dauerhaft von den aktuellsten Versionen hinsichtlich gesetzlicher Regulatorien sowie funktionalen Weiterentwicklungen.

S4B: Wie wird eine 1:n-Beziehung abgebildet – wenn zum Beispiel ein Vorgang im ERP-System mehrere Aktionen (Buchungen) in der Finanzbuchhaltung nach sich zieht?

Horak: Die Ursprungsbelege sowie alle Folgebelege sind miteinander verbunden. Diese können einfach als verständliches Prozessdiagramm darstellt werden. Der Benutzer kann, wenn er die ausreichende Berechtigung besitzt, in jeden Detailbeleg springen und den gesamten Vorgang detailliert nachvollziehen. Das gilt beispielsweise genauso für den Sprung vom Vertriebsbeleg in die Buchhaltung sowie von der Buchhaltung in den Vertriebsbeleg.

Benutzerschnittstelle

S4B: Wie stellen sie eine durchgängige Benutzerschnittstelle sicher?

Horak: Da unsere Lösung SAP Business ByDesign ein System darstellt, gibt es kein Wechseln zwischen verschiedenen Systemen oder Oberflächen.

S4B: Wie können bei einer Kombination von ERP-System und Finanzbuchhaltungssoftware weitere Komponenten auf einheitlichen Daten aufsetzen?

Horak: Analytische und Business-Intelligence-Funktionalitäten sind ebenfalls integraler Bestandteil bei SAP Business ByDesign und können aus der Oberfläche heraus oder über Mobilgeräte wie SmartPhones und Tablets abgerufen werden. Sollten Kopplungsmöglichkeiten dennoch benötigt werden, erfolgt das über Webservices.

Rainer Huttenloher