Software und Strategien für den erfolgreichen Mittelstand

Im Experttalk: Lothar Steyns, SUMMIT IT CONSULT

„Klare Ausrichtung der HR an der Unternehmensstrategie ist nötig“

Lothar Steyns, SUMMIT IT CONSULT; Quelle: SUMMIT IT CONSULT

Die digitale Transformation treibt die Unternehmen um. Speziell im ERP-Bereich sind moderne Lösungen gefragt, die aber in Teilbereichen wie etwa der „Personalthematik“ alle Aspekte abzudecken haben.

Hier können „Spezialisten“ ihr Know-how einbringen, wie Lothar Steyns, geschäftsführender Gesellschafter bei der SUMMIT IT CONSULT GmbH, im Gespräch mit Solutions for Business (S4B) ausführt.

Spezialanbieter

Quelle: SUMMIT IT CONSULT

S4B: Wie wichtig sind Spezialanbieter, wenn es darum geht, in den Unternehmen das „ERP 2020-System“ einzuführen, das die digitale Transformation optimal unterstützt?
Steyns: Der steigende Stellenwert und die Bedeutung des Human Capital im Unternehmen ist mittlerweile auf allen Ebenen der Firmen angekommen. Erfahrene Unternehmenslenker haben den Vorteil einer klaren Ausrichtung der HR-Strategie an der Unternehmensstrategie längst erkannt. Ebenfalls wissen sie, dass nur Spezialisten in den einzelnen Bereichen ihnen in Zukunft die Sicherheit bieten können, für alle Eventualitäten gewappnet zu sein. Die Umsetzung der Industrie-4.0-Anforderungen und die ERP2020-Ausrichtung stellen sowohl Kunden als auch Lieferanten vor große Herausforderungen. Manche Fachleute sprechen hier von einer neuen industriellen Revolution, deren Auswirkungen von vielen unterschätzt werden. Bei uns als HR-Spezialist wird das Thema Digitalisierung bereits seit längerem in die Praxis umgesetzt, so etwa in den Bereichen „Digitale Personalakte“, elektronischer Versand der Lohnabrechnung etc. Denn gerade in einer solchen Umbruchphase ist es mehr als beruhigend, wenn sich zumindest das Thema Personalwesen in einem ruhigen Fahrwasser befindet.

S4B: Wie lässt sich das Zusammenspiel mit ERP-Herstellern so aufsetzen, dass die Implementierung der Zusatzlösung beim Kunden mit der gewünschten Qualität erfolgen kann?
Steyns: Das Zusammenspiel zwischen einer leistungsfähigen und praxiserprobten HR-Speziallösung und einer modernen ERP-Lösung ist heutzutage kein Problem mehr. In früherer Zeit war das Thema „Schnittstelle“ hingegen ein wirkliches Problem. Aber dem ist nicht mehr so. Es wird häufig nur als Argument seitens der ERP Anbieter ins Spiel gebracht, um ihre eigene favorisierte Software ins Spiel zu bringen. Für die Zukunft der Unternehmen ist es wichtig, gerade im Human-Capital-Bereich eine integrierte Komplettlösung einsetzen zu können, ausgehend von der Entgeltabrechnung über die Personalzeitwirtschaft/BDE über alle Facetten des Personalmanagements bis hin zum modernen Recruitment. Auch ist es heute kein Problem mehr, die ERP Software im eigenen Haus zu nutzen und die HR-Lösung outgesourct beispielsweise in der ASP-Variante einzusetzen. Hierbei gilt es nur zu beachten, dass der HR-Lieferant ein erfahrener Komplettanbieter ist, der seinen Wandel vom Softwarelieferanten zum HR-Strategiepartner bereits selbst erfolgreich umgesetzt und in nachweisbaren Projekten unter Beweis gestellt hat. Denn eines ist sicher, der Druck auf die Personalabteilungen nimmt immer mehr zu. Dann ist es gut, zu wissen, dass man für die neuen HR-Herausforderungen einen erfahrenen Partner an Bord hat, der bereit ist, sein Know-how und seine Erfahrungen weiterzugeben.

S4B: Welchen Stellenwert hat eine ganzheitliche Lösung im Personalbereich und welche Funktionalitäten gilt es dabei abzudecken?
Steyns: Eine ganzheitliche HR-Lösung hat in der Zukunft für die Unternehmen höchste Priorität. Die HR-Abteilungen müssen dabei den Wandel vom Lohnabrechner zum HR-Dienstleister im eigenen Unternehmen meist noch selbst vollziehen. Eine moderne leistungsstarke Lösung hilft ihnen dabei, die administrativen Arbeiten auf ein Minimum zu reduzieren und sich um die wertschöpfenden Tätigkeiten, wie Personalentwicklung, Coaching, Rekrutierung etc., zu kümmern. Der Wertewandel in der neuen Generation bzw. bei den zukünftigen Mitarbeitern sowie die demografische Entwicklung sind nur zwei Anforderungen, die es zu meistern gilt.

Rolle des Web

S4B: Welche Rolle spielt das „Web“ beim Recruiting?
Steyns: Qualifizierte Bewerber/innen erhalten schon durch den Internetauftritt einen ersten Eindruck, wie modern und zukunftsweisend ein Unternehmen aufgestellt ist. Hier hilft zum Beispiel eine moderne Recruitment-Lösung ein erstes positives Bild nach außen zu geben. Für einen Unternehmer ist es zudem von entscheidender Bedeutung, welche Mitarbeiter welche Qualifikationen und Fähigkeiten haben bzw. wie er sie dabei unterstützen kann, diese weiterzuentwickeln und auszubauen. Junge Leistungsträger erwarten die offene Kommunikation und das Feedback. Beruhigend zu wissen, dass auch Bereiche wie Skill Management, Nachfolgeplanung, Personalentwicklung usw. Bestandteile einer integrierten Lösung sind und die eigenen HR-Mitarbeiter ihre neuen Aufgaben rollenbasiert wahrnehmen können. Natürlich gehört ein leistungsfähiges Personalzeitwirtschaftssystem mit Workflow-Management und „Employee Self Service“ ebenfalls zum Leistungsumfang. Für die HR-Verantwortlichen bedeutet das, alle Anforderungen des Personalzeitwirtschaftsbereichs praxisbezogen abdecken zu können. Hierzu gehören auch Themen wie Jahresarbeitszeitkonto, flexible Arbeitszeitregelungen, Gleitzeitmodelle, eine Personaleinsatzplanung (PEP) oder auch eine Zutrittskontrolle.

S4B: Welche Konsequenzen zieht das für die Software nach sich?
Steyns: Für den klassischen Abrechnungsbereich muss eine leistungsstarke Abrechnungssoftware mit einem modernen Bescheinigungswesen, einem integrierten Meldewesen und detaillierten und aussagekräftigen Auswertungen (Excel) ebenso Standard sein wie die Erstellung einer Quartalsmeldung oder der Urlaubsrückstellungsauswertung auf Knopfdruck. Der Wunsch nach Flexibilität und schnellem Zugriff auf Personalakten wird durch eine integrierte digitale Personalakte optimal erfüllt. Und damit weder der Unternehmenslenker noch die HR-Verantwortlichen hier den Überblick verlieren, stehen ihnen umfangreiche Dashboards mit Drill-Down-Funktion für den jeweiligen Bereich zur Verfügung. Die Informationen reichen je nach Anforderung und Rolle von der Anzahl der offenen Bewerbungen über die Geburtstagsliste bis hin zur Altersstatistik, Krankenstatistik, Urlaubsstatistik etc.

Hosting

Quelle: SUMMIT IT CONSULT

S4B: Wie können Anwenderunternehmen von den aktuellen Hosting-Angeboten bestmöglich profitieren?
Steyns: Es gibt ein paar einfache Spielregeln, die es zu beachten gilt: Sicherheit der Daten, Flexibilität im Leistungsumfang – von Application Service Providing über Business Service Providing bis hin zum Full Service Providing –, eine klare Kostenstruktur sowie das Auftreten als Komplettanbieter für alle Bereiche vom Hosting über die Software bis hin zur Migration der Daten und zu Einführung und Schulung. Für die Dauer von 12 Monaten vergibt der Bundesverband IT Mittelstand e. V. zudem das Zertifikat „Software Hosted in Germany“ an Unternehmen, die sich den strengen Prüfrichtlinien gestellt haben – so etwa derjenigen, dass das Rechenzentrum innerhalb der BRD liegen muss – und die die Einhaltung der Bundesdatenschutzrichtlinien gewährleisten. Dieses Zertifikat gibt Kunden die nötige Sicherheit, dass zum Beispiel im Zuge von Outsourcing ausgelagerte Daten niemals die BRD verlassen. Eine einfache Anforderung, jedoch haben gerade viele große internationale Anbieter damit ein Problem, weil sie das oft nicht gewährleisten können. Durch den Betrieb eines eigenen Rechenzentrums mit eigenem Lösungsportfolio (HR Entgelt, HR Manager, HR Zeit) wird sichergestellt, dass beispielsweise gesetzliche Änderungen zeitnah zur Verfügung stehen und Updates und Releases direkt installiert werden können. Nebenbei bemerkt handelt es sich dabei um ein komplett anderes Prozedere als im ERP-Umfeld, wo ein Update alle 1 bis 2 Jahre üblich ist.

S4B: Welche Hilfestellungen aber auch „Sicherheiten“ müssen IT-Dienstleister vorhalten, damit ein Hosting der HR-Software problemlos funktioniert?
Steyns: Neben der optimalen Technik – ausgehend von gespiegelten Rechnern und der externen Datenlagerung – ist es ein unschätzbarer Vorteil, wenn alles aus einer Hand kommt. Das bedeutet: keine langen Kommunikationswege, Schnelligkeit, Flexibilität und meist ein kostengünstigeres Angebot. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie nur einen Ansprechpartner für alle Bereiche haben. Für die Kommunikation mit Ihrer ERP-Lösung (zum Beispiel Rechnungswesen/Controlling) sollte der zukünftige Partner im Standardumfang seiner Software die Schnittstellen zu allen gängigen Systemen vorweisen können. Und last but not least: Verschaffen Sie sich ein persönliches Bild, schauen Sie sich realisierte Projekte vor Ort an, sprechen Sie mit seinen Kunden. Und wenn dann noch die Chemie stimmt, steht einem erfolgreichen Projekt nichts mehr im Weg.

Rainer Huttenloher

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