Software und Strategien für den erfolgreichen Mittelstand

ERP-Systeme für die Dienstleistungsbranche

Durchgängige Geschäftsprozesse gefragt

Quelle: SAP

Die Steuerung von projektorientierten Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen erweist sich in der Praxis als sehr komplex: Wechselnde Projektteams, unterschiedliche Abrechnungsformen und Einsatzzeiten stellen hohe Anforderungen an die ERP-Software für diese Branche. Der folgende Überblick zeigt einige Trends auf und verdeutlicht, wie sich einige Hersteller dabei in Stellung bringen.



Anforderungsspektrum

Der von Agresso abgedeckte Projektzyklus. Quelle: UNIT4

Dienstleistungen unterscheiden sich von den klassischen Leistungen des fertigenden Gewerbes und des Handels. Der in der Regel starke Projektcharakter, enorme Flexibilitätsanforderungen und der hohe Know-how-Anteil der Leistungen sind nur einige der branchenspezifischen Aspekte. Daher muss eine geeignete ERP-Software diese Anforderungen berücksichtigen, um Geschäftsprozesse in Dienstleistungsunternehmen optimal zu unterstützen.

Vor allem die Steuerung von projektorientierten Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen erweist sich in der Praxis als sehr komplex: Wechselnde Projektteams, unterschiedliche Abrechnungsformen und Einsatzzeiten stellen hohe Anforderungen an die Unternehmenssoftware. Gleichzeitig führt die Agilität der Unternehmen häufig zu Anpassungsbedarf. Mit dieser Ausgangslage sehen sich viele Unternehmen aus der Dienstleistungsbranche konfrontiert.

Die wichtigsten Aufgabenstellungen in dieser Branche umfassen laut Informationen der Marktforscher von Lünendonk die folgenden Aspekte: die Ressourcen-/Einsatzplanung, die Projektabrechnung, die Finanzplanung, die Projektsteuerung sowie die Rekrutierung. Gleichzeitig fällt bei der Ressourcen-/Einsatzplanung sowie bei der Projektsteuerung/Projektmanagement ein hoher Anpassungsbedarf an. Damit stehen Dienstleister häufig vor der Herausforderung, Änderungen in Kernfunktionen vornehmen zu müssen. Berücksichtigt man die Vielfalt der eingesetzten Lösungen sowie den relativ geringen Integrationsgrad, zeigen sich einige Punkte sehr deutlich: Vor allem die Reporting-Aufgaben ziehen einen hohen manuellen Aufwand nach sich, sie erweisen sich zudem als fehleranfällig und bieten bei vielen Unternehmen kaum Möglichkeiten für ein Ad-hoc-Reporting.

Diese Funktionalitäten werden von der Geschäftsführung zunehmend gefordert, so die marktforscher bei Lünendonk. Das zeigt sich auch bei der Analyse der zukünftigen Herausforderungen für die Unternehmen: Hier stehen Reporting, internationaler Wettbewerb/Kostendruck und Komplexität ganz oben auf der Agenda. Auf diese Trends haben führende Anbieter von Unternehmenssoftware bereits reagiert und bieten zunehmend Business-Analytics-Funktionen an.

Projektorientierte Dienstleister

Mit der CRM-Integration lässt sich der komplette Projektzyklus abdecken. Quelle: Vertec

Die Vita-Architektur von UNIT4 Agresso wurde konzipiert, um es Nutzern zu ermöglichen, Änderungen und neue Einstellungen am System nach der Implementierung selbst vorzunehmen. Dies erlaubt den Benutzern schnell und erfolgreich auf Geschäftsveränderungen zu reagieren. Dabei handelt es sich bei „Agresso“ ist eine integrierte ERP-Softwarelösung, die mitarbeiterorientierte Unternehmen über den kompletten Projektlebenszyklus ihrer Projekte unterstützt, von der Projektakquise über die Projektsteuerung bis zur Projektabrechnung. Laut Hersteller UNIT4 Software liegt der Fokus auf den Aspekten, die für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens entscheidend sind: gezieltes Projektcontrolling, zeitnahe Projektabrechnung, termingerechte Projektdurchführung, optimierter Ressourceneinsatz und hohe Transparenz und Flexibilität.

Zusammen mit den Experience Packs ermöglichen einem die Cloud-basierten Finanz-, Personal- und Projektmodule die Verwaltung der wichtigsten Ressourcen. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass die passenden Mitarbeiter und Berater zum richtigen Zeitpunkt für das jeweilige Projekt eingesetzt werden können. Reporting- und Analyse-Tools sollen die Sicht auf Kapazitäten, Projekterträge und „Was wäre, wenn“-Szenarien verbessern, um einen konsistenten, geplanten und vorhersehbaren Ertrag erzielen zu können.

Beim ERP-Marktführer SAP steht das Angebot für die Dienstleistungsbranche unter dem Motto: Ganz gleich, wie groß Ihr Dienstleistungsunternehmen ist – es geht immer darum, Projekte mit den besten Mitarbeitern zu besetzen, effizient durchzusteuern und Kundenzufriedenheit sicherzustellen. Als relevante Vorteile sollen SAP-Anwender in der Lage sein, einen höheren Umsatz bei geringeren IT- und Verwaltungskosten zu realisieren, eine verbesserte Ressourcenauslastung der Mitarbeiter zu erzielen und letztendlich auch eine höhere Kundenzufriedenheit zu erreichen. Mit einem höheren Bestandskundengeschäft, mit mehr termin- und budgetgerechter Projektabschlüsse soll die Weichen in Richtung schnelleres geschäftliches Wachstum gestellt werden.

Bei Godesys steht die Integration aller Geschäftsprozesse im Vordergrund, wenn es um die Steuerung einer professionellen Dienstleistungsorganisation geht. Es gilt Durchlaufzeiten bei der Rechnungsstellung zu verringern, die Leistungserfassung zu optimieren oder fehlerhafte Abrechnungen zu vermeiden. Der Erfolg eines Dienstleistungsunternehmens hängt laut Godesys maßgeblich vom nahtlosen Zusammenspiel Ihrer Unternehmensprozesse ab. Die ERP-Lösung von Godesys biete einem zahlreiche Funktionen zur Steuerung des Servicegeschäfts vom Marketing über den Vertrieb bis zur Projektierung. Die Software wird an die individuellen Prozesse eines Unternehmens angepasst und kann flexibel erweitert werden.

Gleichermaßen berücksichtigt die Software die Belange von Projektierern wie die einer technischen Serviceorganisation. Mit den ERP-System lassen sich Rahmenverträge, Mietabrechnungen, Hotline-Einsätze ebenso steuern wie Festpreisprojekte oder Aufwandsabrechnungen. Unternehmen können sich relevante Kunden-, Vertrags- und Projektdaten in Echtzeit anzeigen lassen und damit Budgetüberschreitungen verhindern. Auch die Planung und Verwaltung von Projekten, Verträgen und Beständen sowie das Service-Management lässt sich mit der Godesys-Software zuverlässig koordinieren. Die Leistungserfassung erfolgt dabei völlig geräteunabhängig über PDA oder Browser. Integrierte Servicefunktionen wie das Repair Center oder die Retouren-Steuerung bieten zudem eine schnelle und zuverlässige Serviceunterstützung, die sich in einer höheren Kundenzufriedenheit widerspiegelt.

CRM und ERP integriert

Bei Weclapp hat jedes Teammitglied stets Zugang zu den aktuellsten Projektinformationen. Quelle: weclapp

Bei Vertec steht das Zusammenspiel von CRM und ERP im Vordergrund. Dabei sei die Software speziell auf die Bedürfnisse von Dienstleistungsunternehmen und Professional Services zugeschnitten. Als betriebswirtschaftliche Gesamtlösung deckt die Vertec-Lösung laut Anbieter sämtliche Anforderungen von projekt- und mandatsbezogen arbeitenden Unternehmen in einem modularen System ab: Von der auf die spezifischen Bedürfnisse zugeschnittenen Pflege der Kundenbeziehungen (CRM) über die Leistungserfassung und das Projekt- respektive Mandatsmanagement bis hin zur Fakturierung und dem professionellen Benchmarking, Reporting und Controlling im Sinne eines Management-Informationssystems (MIS).

Die CRM-Funktionalität von Vertec zeichnet sich durch das effiziente und einheitliche Kontaktmanagement mit vollständiger Historie aus. Dabei lassen sich Leads qualifizieren, Marketing- und Verkaufs-Workflows mit automatischer Auslösung von Folgeaktivitäten abbilden und die Sales-Pipeline mit Erfolgswahrscheinlichkeit auswerten. Für projekt- oder mandatsorientiert arbeitende Dienstleister ist die Integration von CRM und ERP zentral: Mit dem erstmaligen Verkauf eines Projektes ist es nicht getan – der Verkauf von Folgeleistungen oder neuen Projekten bei bisherigen Kunden steht immer wieder an.

Eine Cloud-basierte ERP-Lösung für Agenturen, IT-Dienstleister und sonstige Dienstleistungsunternehmen hat Weclapp im Programm. Die Software unterstützt alle Prozesse von Unternehmen aus der Dienstleistungsbranche und deckt somit sämtliche Anforderungen von projektbezogen arbeitenden Unternehmen in einem System ab. Dazu zählen professionelle Kontakt- und Kundenverwaltung (CRM) sowie Kundenprojekte (Projektmanagement), die mit erfassten Zeiten und Leistungen in Angebote, Aufträge und Rechnungen (ERP) überführt werden können. Das Online ERP-System lässt sich modular erweitern, um zum Beispiel Tickets für Kunden oder Projekte zu verwalten (Helpdesk).

Laut Weclapp profitieren die Kundenverwaltung und die Projektplanung stark von den vielen Online Collaboration-Funktionen. Alle Mitarbeiter greifen stets auf die neuesten Kommentare und die aktuellste Dokumentenversion zurück. Um den unterschiedlichsten Anforderungen von Dienstleistungsunternehmen gerecht zu werden, lässt sich die Cloud-basierte ERP-Software nach individuellen Bedürfnissen anpassen. Leicht lassen sich eigene Felder anlegen oder bestehende Felder ein- und ausblenden.

Mit dem Online-Projektmanagement von Weclapp planen und steuern Dienstleistungsunternehmen ihre Projekte mit nur einer Software. Das Online-Projektmanagement erlaubt das Planen von einfachen bis hin zu komplexen Projekten in der Cloud. Der aktuelle Projektstand, sämtliche Projektaufgaben, erfasste Zeiten, Deadlines und alle Projektmitglieder können jederzeit und von jedem Ort aus aufgerufen werden. Projektteams profitieren somit von einer gemeinsamen Plattform und können parallel in der Projektmanagement-Software arbeiten. Jedes Teammitglied hat stets Zugang zu den aktuellsten Projektinformationen und kann mit dem eigenen Endgerät an der gemeinsamen Projekt-Planung beziehungsweise -Durchführung teilnehmen, ohne dass eine gemeinsame IT-Infrastruktur aufgebaut werden muss.

Rainer Huttenloher