Software und Strategien für den erfolgreichen Mittelstand

ERP für Dienstleistungsunternehmen

Erfolg messbar machen

Markus Kruse, UNIT4 Business Software GmbH
Markus Kruse, UNIT4 Business Software GmbH

Um den Begriff des Projekts und des Projektmanagements herrscht bisweilen Begriffsverwirrung. Denn ein Projekt ist immer eine Ausnahme von der alltäglichen Arbeitsroutine und hat dabei einen erklärten Anfang und Ende. Um ein Projekt möglichst erfolgreich umzusetzen, muss der Projektmanager die Parameter Zeit, Ressourcen und Geld in Balance halten und somit das magische Dreieck des Projektmanagements immer über alle Projektlebenszyklen im Blick haben.



Projektlebenszyklus

Eine effiziente Ressourcenplanung über alle Lebenszyklen erweist sich bei ERP-Systemen für Dienstleister meistens schon als die halbe Miete.  Doch gerade die Abläufe in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen, wie Managementberatung oder Facility Management, sind komplex. So gut wie kein Projekt gleicht dem anderen.

Teilweise ist es möglich die Ausprägung von Projekten innerhalb eines Kunden ungefähr auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen, doch auch hier zeigen sich oft zahlreiche Unterschiede. Und je mehr Mitarbeiter an einem Projekt arbeiten und je mehr Projekte diese zeitgleich bearbeiten, desto schwieriger ist es für alle Beteiligten, den Überblick zu behalten. Sowohl die Geschäftsleitung als auch die Mitarbeiter benötigen als Entscheidungs- und Arbeitsbasis verlässliche Informationen, auf die sie jederzeit zugreifen können – dazu gehören nicht nur inhaltliche Informationen, sondern auch Finanzplanung und Mitarbeiterentwicklung innerhalb der Projekte.

Um diese Aufgaben bewältigen zu können, bedarf es einer integrierten Business Software, die alle Projektprozesse über alle Projektlebenszyklen optimal unterstützt: beginnend mit der Angebotsphase sowie der Kalkulation, über die Projektdurchführung bis hin zur Projektnachbearbeitung und Rechnungslegung. Idealerweise endet die Integration nicht an der Unternehmensgrenze, sondern bindet auch die tangierten Geschäftsprozesse der Projektkunden ohne Medienbrüche an, wie etwa über Standardschnittstellen in deren Reporting- und Buchhaltungsprozessen.

Vor allem projektorientierte Dienstleistungsunternehmen machen sich allerdings das Leben schwer und kämpfen Tag für Tag mit ellenlangen Excel-Tabellen, um Analysen und Reportings zu erstellen, statt ein ERP-System zu integrieren. Mitarbeiter erhalten darüber nicht nur eine Vielzahl von Kennzahlen und Reportings, sondern jeder Einzelne kann zentral und spezifisch auf die für ihn wichtigen Informationen aus den Bereichen Rechnungswesen, Beschaffung, Projektverwaltung und Personalwesen zugreifen.

Schließlich sollte der Dienstleister in der Lage sein, anderen Projektbeteiligten oder dem Management des Kundenunternehmens jederzeit Analysen und Informationen zum Projekt bereitzustellen. Eine transparente und prozessübergreifende Software bietet kurzfristig Informationen, auf deren Basis kurzfristig Entscheidungen getroffen werden können.

Flexibilität gibt den Ausschlag

Die Gewährleistung der Entscheidungsgeschwindigkeit wird vor allem durch die Flexibilität des Systems bestimmt. Immer schneller müssen sich projektorientierte Unternehmen und damit auch ihre Systeme zur Ressourcenverwaltung an sich verändernde Geschäftsumfelder anpassen. Die Systeme dürfen kein starres Informationssystem darstellen, das das Wachstum des Unternehmens behindert oder von externen Ressourcen abhängig ist. Auch nach ihrer Implementierung müssen sie kostengünstig an neue Anforderungen angepasst werden können.

Der modulartige Aufbau eines ERP-System berücksichtigt die permanente Notwendigkeit zur Veränderung und verbindet die scheinbaren Gegensätze Standardisierung und Flexibilität. Das bedeutet auch, dass Unternehmen bei der Auswahl nicht nur auf einen niedrigen Total Cost of Ownership, sondern auch auf den Total Cost of Change achten sollten. Im besten Fall sind die Unternehmen nicht einmal auf externe IT-Dienstleister angewiesen, um ihre ERP-Systeme an die neuen Anforderungen anzupassen. Um die richtige Entscheidung zu treffen, müssen Unternehmen ihre eigenen Bedürfnisse abhängig vom jeweiligen Geschäftsumfeld kennen. Je dynamischer der Markt, desto flexibler muss das System sein.

Mobiles Arbeiten

iPAD Air
Mobiles Arbeiten erlaubt das iPAD Air. Quelle: Apple

Flexibilität tangiert auch die Arbeitsweise der Projektteilnehmer. Projektmanager sitzen selten einen Tag im Büro, sondern treffen sich mit Projektpartnern, sitzen im Auto oder im Homeoffice. Das Arbeitsleben verliert damit immer mehr an Starre, Prozesse werden flexibler und somit Entscheidungen auch unterwegs getroffen.

Das Post-PC-Zeitalter hat längst begonnen und die Zeiten sind vorbei, in denen die Unternehmens-IT in erster Linie Desktop-PCs bereitstellen musste. Moderne ERP-Systeme fungieren auch als zentraler Datenspeicher. Operative Prozesse lassen sich so komplett über mobile Endgeräte analysieren und abwickeln. Gleichzeitig reduzieren Unternehmen die Gesamtkosten für die technische Verwaltung.

Die neue Generation mobiler ERP-Lösungen, die im Cloud-Modell angeboten und für den „anytime, anywhere“-Einsatz optimiert wurden, sorgen dafür, dass mobile Mitarbeiter besser informiert, verbunden und ausgestattet sind, um ihren täglichen Aufgaben bestmöglich gerecht zu werden. Die Cloud-Fähigkeit als Basis für die mobile Technologie im ERP-Umfeld zeigt eindeutig, wie wichtig es ist bei der Software-Architektur auf Kriterien wie Flexibilität, Skalierbarkeit, Modularität und Unabhängigkeit zu achten.

Welche Kaufkriterien für ein anpassungsfähiges ERP-System noch zu berücksichtigen sind, sind zum Beispiel auf der Website von UNIT4 Business Software zu finden.

Markus Kruse

ist Director Business Development & Product Management, UNIT4 Business Software GmbH